Wir beantworten E-Mail-Anfragen . Pro Anfrage arbeitet daran.
Fiktives Beispiel · alle Zahlen sind Annahmen
Was Sie nach einem KI-Audit entscheiden können. Ein Beispiel aus dem Büroalltag.
Lohnt sich ein interner Assistent? Reichen bessere Vorlagen? Oder braucht es zunächst Ordnung in den Unterlagen? Dieses fiktive Beispiel zeigt, wie wir solche Fragen einordnen. Es ist kein Kundenprojekt und kein festes Leistungspaket; den Umfang Ihres Audits vereinbaren wir vorher.
Ausgangslage: Das Postfach kostet jeden Tag Zeit
Unser Beispielbetrieb beantwortet monatlich 120 ähnliche Kundenanfragen.
Die Angaben dafür stehen in drei Dokumentenordnern und älteren E-Mails; eine Antwort dauert angenommen acht Minuten, mit Suche und Prüfung.
Manche Unterlagen liegen doppelt vor, ohne festgelegte gültige Fassung. Kundenbezogene Preise dürfen nur die Zuständigen sehen. Ziel wäre weniger Such- und Schreibarbeit, ohne Informationen falsch zuzuordnen.
Was wir dafür prüfen würden
Den tatsächlichen Ablauf
Einen typischen und einen schwierigen Fall mit dem Team durchgehen, Suche, Entwurf und Kontrolle getrennt, und die angenommenen Zahlen überprüfen.
Unterlagen und Zugriffe
Welche Quellen sind aktuell und freigegeben? Wer darf welche Kundendaten sehen? Aus veralteten Unterlagen macht auch ein guter Assistent keine verlässliche Grundlage.
Vorhandene Programme
Welche Vorlagen, Suchfunktionen und Schnittstellen bietet das System schon? Eine neue Anwendung braucht dagegen einen erkennbaren Vorteil.
Zwei Wege, die wir vergleichen würden
Zuerst ohne zusätzliche KI
- Gültige Dokumentenfassungen und Zuständigkeiten festlegen.
- Antwortvorlagen im bestehenden E-Mail-Programm hinterlegen.
- Prüfen, wie viel Such- und Schreibarbeit bleibt.
Bei ausreichendem Restaufwand: interner Assistent
- Nur freigegebene Quellen anschließen, mit Fundstellen.
- Antwortentwürfe mit passenden Zugriffsrechten vorbereiten.
- Menschen prüfen die Antwort; Sondervereinbarungen und unklare Fälle bleiben bei ihnen.
Eine mögliche Rechnung, ausdrücklich mit angenommenen Werten
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Heute: 120 Anfragen × 8 Minuten = 16 Arbeitsstunden im Monat.
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Möglicher Zeitgewinn nach Kontrolle: angenommen 3 Minuten je Anfrage = 6 Stunden im Monat.
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Bei angenommenen 40 € je Arbeitsstunde entspricht das 240 € freier Kapazität im Monat.
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Angenommene laufende Kosten: 60 € im Monat. Rechnerischer Kapazitätsvorteil danach: 180 € im Monat.
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Bei angenommenen 3.000 € einmaliger Umsetzung: 3.000 € ÷ 180 € ≈ 17 Monate bis zum rechnerischen Ausgleich.
Mit eigenen Zahlen nachrechnen
Derselbe Ablauf als Satz, mit den Werten aus dem Beispiel. Ändern Sie die markierten Stellen, das Ergebnis rechnet mit.
Die Empfehlung im Beispiel: erst aufräumen, dann entscheiden
Mit diesen Annahmen wäre eine eigene Entwicklung kein automatischer nächster Schritt: erst die Dokumente bereinigen und vorhandene Antwortvorlagen nutzen, dann prüfen, ob genug Sucharbeit für einen internen Assistenten bleibt.
Die sechs Stunden sind keine gemessene Ersparnis und senken nicht automatisch die Lohnkosten; sie wären freie Zeit für andere Arbeit. Einrichtung, Quellenpflege und Korrekturen gehören in die Entscheidung.
Was ein möglicher Test prüfen würde
Erst diese Ergebnisse rechtfertigen eine größere Umsetzung.
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Bleiben Antworten an den richtigen Quellen?
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Werden fehlende Informationen erkennbar?
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Funktioniert die Trennung zwischen Kunden?
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Spart das Team nach seiner Kontrolle tatsächlich Zeit?
Hinweise zur sicheren Anwendung
Für eine erste Erprobung können freigegebene allgemeine Leistungsinformationen ohne Kundenangaben genügen.
Vertrauliche Unterlagen kommen erst hinzu, wenn Datenwege und Berechtigungen geklärt sind, bei Bedarf in privater KI.
Zur Einführung gehören Schulung, Zuständige für aktuelle Unterlagen und gemeinsame Regeln für Eingaben, Quellenprüfung und Eskalation.
Was das für Ihren Audit bedeutet
Was kostet der KI-Audit?
Bei Umsetzung mit AI Værk rechnen wir ihn vollständig an, sonst kostet er 500 € für den vereinbarten Umfang. Sie erhalten Empfehlungen, Projektideen und Hinweise zur sicheren Anwendung. Das Erstgespräch ist kostenlos.
Wie wird der Audit angerechnet?
Vollständig, wenn Sie anschließend mit AI Værk umsetzen. Beispiel: Bei einem vereinbarten Umsetzungspreis von 3.000 € und bereits bezahltem Audit von 500 € verbleiben 2.500 €. Betriebskosten und Auslagen werden gesondert vereinbart.
Was passiert, wenn KI wirtschaftlich nicht sinnvoll ist?
Dann entfällt das Audit-Honorar; nur vorab vereinbarte Auslagen wie Reisekosten bleiben.
Müssen wir danach ein Projekt beauftragen?
Nein. Beratung oder Umsetzung werden separat vereinbart; Sie entscheiden anhand der Empfehlungen, wie es weitergeht.
Welchen Ablauf möchten Sie prüfen lassen?
Beschreiben Sie im kostenlosen Erstgespräch die Aufgabe und Ihre vorhandenen Systeme. Vertrauliche Unterlagen müssen Sie dafür noch nicht schicken.