Fiktives Beispiel · alle Zahlen sind Annahmen
Was Sie nach einem KI-Audit entscheiden können. Ein Beispiel aus dem Büroalltag.
Lohnt sich ein interner Assistent? Reichen bessere Vorlagen? Oder braucht es zunächst Ordnung in den Unterlagen? Dieses fiktive Beispiel zeigt, wie wir solche Fragen einordnen. Es ist kein Kundenprojekt und kein festes Leistungspaket; den Umfang Ihres Audits vereinbaren wir vorher.
Ausgangslage: Das Postfach kostet jeden Tag Zeit
Unser Beispielbetrieb beantwortet monatlich 120 ähnliche Kundenanfragen. Mitarbeitende suchen Angaben zu Leistungen und Abläufen in drei Dokumentenordnern und älteren E-Mails. Eine Antwort dauert im angenommenen Durchschnitt acht Minuten, einschließlich Suche und Prüfung.
Manche Unterlagen liegen doppelt vor. Niemand hat festgelegt, welche Fassung gilt. Kundenbezogene Preise und Sondervereinbarungen dürfen nur die zuständigen Mitarbeitenden sehen. Ziel wäre, Such- und Schreibarbeit zu reduzieren, ohne diese Informationen falsch zuzuordnen.
Was wir dafür prüfen würden
Den tatsächlichen Ablauf
Mit den Mitarbeitenden einen typischen Fall und einen schwierigen Ausnahmefall durchgehen. Suche, Entwurf und Kontrolle getrennt betrachten. Die angenommenen Fallzahlen und Zeiten müssten anhand des wirklichen Arbeitsablaufs überprüft werden.
Unterlagen und Zugriffe
Welche Quellen sind aktuell und freigegeben? Gibt es widersprüchliche Versionen? Wer darf welche Kundendaten sehen? Auch ein technisch guter Assistent kann aus veralteten Unterlagen keine verlässliche Grundlage machen.
Vorhandene Programme
Welche Vorlagen, Suchfunktionen und Schnittstellen bietet das vorhandene System? Eine zusätzliche Anwendung muss gegenüber diesen Möglichkeiten einen erkennbaren Vorteil haben.
Zwei Wege, die wir vergleichen würden
Zuerst ohne zusätzliche KI
- Verbindliche Dokumentenfassungen und Zuständigkeiten festlegen.
- Antwortvorlagen für wiederkehrende Standardfragen im bestehenden E-Mail-Programm hinterlegen.
- Prüfen, wie viel Such- und Schreibarbeit danach noch übrig bleibt.
Bei ausreichendem Restaufwand: interner Assistent
- Nur freigegebene Quellen anschließen und ihre Fundstellen anzeigen.
- Antwortentwürfe mit den passenden Zugriffsrechten vorbereiten.
- Menschen prüfen die Antwort; Sondervereinbarungen und unklare Fälle bleiben ausdrücklich bei ihnen.
Eine mögliche Rechnung, ausdrücklich mit angenommenen Werten
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Heute: 120 Anfragen × 8 Minuten = 16 Arbeitsstunden im Monat.
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Möglicher Zeitgewinn nach Kontrolle: angenommen 3 Minuten je Anfrage = 6 Stunden im Monat.
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Bei angenommenen 40 € je Arbeitsstunde entspricht das 240 € freier Kapazität im Monat.
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Angenommene laufende Kosten: 60 € im Monat. Rechnerischer Kapazitätsvorteil danach: 180 € im Monat.
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Bei angenommenen 3.000 € einmaliger Umsetzung: 3.000 € ÷ 180 € ≈ 17 Monate bis zum rechnerischen Ausgleich. Alle Beträge netto.
Die Empfehlung im Beispiel: erst aufräumen, dann entscheiden
Mit diesen Annahmen wäre eine eigene Entwicklung kein automatischer nächster Schritt. Zuerst sollten die Dokumente bereinigt und vorhandene Antwortvorlagen genutzt werden. Danach ließe sich prüfen, ob genug wiederkehrende Sucharbeit für einen internen Assistenten bleibt.
Die sechs Stunden sind keine gemessene Ersparnis. Selbst wenn sie später erreicht würden, sänke dadurch nicht automatisch die Gehaltsabrechnung. Der Nutzen wäre freie Zeit, die der Betrieb für andere Arbeit einsetzen kann. Einrichtung, Pflege der Quellen und Korrekturen gehören ebenfalls in die Entscheidung.
Für einen möglichen Test würden wir vorher festlegen: Bleiben Antworten an den richtigen Quellen? Werden fehlende Informationen erkennbar? Funktioniert die Trennung zwischen Kunden? Spart das Team nach seiner Kontrolle tatsächlich Zeit? Erst diese Ergebnisse rechtfertigen eine größere Umsetzung.
Mit eigenen Annahmen rechnen KI-Kosten und Wirtschaftlichkeit
Hinweise zur sicheren Anwendung
Für eine erste Erprobung können freigegebene allgemeine Leistungsinformationen ohne personenbezogene Kundenangaben genügen. Vertrauliche Unterlagen werden erst einbezogen, wenn Datenwege und Berechtigungen geklärt sind. Bei Bedarf bleibt die Verarbeitung in einer privaten KI-Umgebung.
Das Team braucht eine gemeinsame Arbeitsweise: Welche Informationen dürfen hinein, wie werden Quellen kontrolliert und welche Antworten müssen eskaliert werden? Schulung und die Zuständigkeit für aktuelle Unterlagen gehören zur Einführung.
Was das für Ihren Audit bedeutet
Was kostet der KI-Audit?
500 € netto für den vorher vereinbarten Umfang. Sie erhalten eine Prüfung ausgewählter Abläufe, Empfehlungen, konkrete Projektideen und Hinweise zur Anwendung und sicheren Gestaltung. Das Erstgespräch ist kostenlos.
Wie wird der Audit angerechnet?
Vollständig auf eine anschließende Beratung oder Umsetzung. Beispiel: Bei einem vereinbarten Umsetzungspreis von 3.000 € netto und bereits bezahltem Audit von 500 € netto verbleiben 2.500 € netto. Zusätzliche Betriebskosten und Auslagen werden gesondert vereinbart.
Was passiert, wenn KI wirtschaftlich nicht sinnvoll ist?
Finden wir keinen wirtschaftlich sinnvollen KI-Einsatz, entfällt das Audit-Honorar. Lediglich vorab vereinbarte Auslagen wie Reisekosten bleiben bestehen. Die Empfehlung kann auch lauten, vorhandene Software besser zu nutzen.
Müssen wir danach ein Projekt beauftragen?
Nein. Beratung oder Umsetzung werden separat vereinbart. Sie entscheiden anhand der Empfehlungen, ob und wie es weitergeht.
Welchen Ablauf möchten Sie prüfen lassen?
Beschreiben Sie im kostenlosen Erstgespräch die Aufgabe und Ihre vorhandenen Systeme. Vertrauliche Unterlagen müssen Sie dafür noch nicht schicken.