Dokumentenverarbeitung mit KIAus eingehenden Belegen werden geprüfte Daten.
Rechnungen, Aufträge und Formulare kommen als PDF, Scan oder E-Rechnung und werden oft von Hand abgetippt. Wir bauen eine Verarbeitung, die jedes Dokument einordnet, die vereinbarten Felder ausliest und prüft. Ihre Software erhält strukturierte Daten, Ihr Team klärt die unsicheren Fälle.
Diese Dokumente verarbeiten wir
Eingangsrechnungen erfassen
Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge und Währung landen als Datensatz in Ihrer Software. Das Original bleibt gespeichert, und jeder Wert verweist auf seine Fundstelle im Dokument.
Aufträge und Bestellungen übernehmen
Bestellungen aus E-Mail-Anhängen lesen wir aus und gleichen Artikelnummern und Mengen mit Ihren Stammdaten ab. Abweichungen sieht Ihr Team, bevor der Auftrag angelegt wird.
Formulare und Anträge einordnen
Wir erkennen den Dokumenttyp, ordnen ihn dem richtigen Vorgang zu und lesen die Felder aus, die der nächste Arbeitsschritt braucht. Fehlende Pflichtangaben werden direkt gemeldet.
Vom Posteingang zum geprüften Datensatz
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Dokumente und Felder festlegen
Wir sammeln mit Ihnen repräsentative Beispiele, auch schlechte Scans und seltene Layouts. Gemeinsam legen wir fest, welche Dokumenttypen und Felder die Verarbeitung erfasst und welche Software sie empfängt.
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Auslesen und prüfen
Strukturierte E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD lesen wir direkt aus ihrem XML. Texterkennung (OCR) setzen wir ein, wenn der Text erst aus einem Bild gewonnen werden muss. Danach prüfen Regeln Pflichtfelder, Beträge, Währung und Dubletten.
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03
Unsichere Fälle zur Prüfung geben
Ein Konfidenzwert allein belegt keine Richtigkeit, deshalb kombinieren wir ihn mit den Prüfregeln. Fehlt ein Wert oder passt eine Summe nicht, sieht Ihr Team das Dokument mit markierter Stelle und korrigiert direkt.
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Testen und übergeben
Wir messen Fehler je Feld an Beispielen, die die Verarbeitung vorher nicht gesehen hat. Wir prüfen auch, dass ein wiederholter Lauf nach einer Störung jeden Datensatz nur einmal in Ihre Software schreibt.
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Strukturierte Daten mit Herkunft
Ihre Software erhält die vereinbarten Felder als Datensatz, verknüpft mit dem Originaldokument und der Fundstelle jedes Werts. Je nach Freigaberegeln prüft Ihr Team alle Datensätze oder gezielt die Auffälligkeiten.
Sie sehen für jedes Feld, wie oft es auf Ihren Testdokumenten stimmt. Neue Layouts ergänzen wir in derselben Testsammlung und erkennen so, ob eine Änderung bestehende Ergebnisse verschlechtert.
Wie viel soll automatisch laufen?
Die Verarbeitung kann Daten zur Prüfung vorbereiten oder geprüfte Daten direkt weitergeben. Entscheiden Sie je Dokumenttyp, wann Ihr Team bestätigt.
So läuft eine Rechnung durch die Verarbeitung
Eine Rechnung kommt als PDF per E-Mail. Die Verarbeitung erkennt den Typ, liest Lieferant, Nummer und Beträge aus und stellt fest, dass Lieferant, Rechnungsnummer und Datum mit einem vorhandenen Beleg übereinstimmen. Sie hält den Datensatz an und zeigt Ihrem Team beide Dokumente nebeneinander.
Folgeschritte automatisierenHäufige Fragen
Bucht die Verarbeitung Rechnungen automatisch?
Sie liefert strukturierte Daten an Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software. Ob und wann dort gebucht wird, bestimmen Ihre Freigaberegeln und Ihr Team. Die Übergabe richten wir so ein, wie Sie es je Dokumenttyp vereinbaren.
Wie gehen Sie mit schlechten Scans um?
Wir nehmen schlechte Scans von Anfang an in die Testbeispiele auf. Liest die Texterkennung einen Wert unsicher oder gar nicht, landet das Dokument mit markierter Stelle bei Ihrem Team.
Welche Software kann die Daten empfangen?
Wir verbinden die Software, die Sie heute nutzen, über ihre Schnittstelle oder ein vereinbartes Importformat. Zu Beginn prüfen wir das Zielsystem und nennen den Aufwand für die Anbindung.
Welche Dokumente tippt Ihr Team heute ab?
Beschreiben Sie einen Dokumenttyp und die Software, die die Daten empfangen soll. Im Gespräch sehen wir uns gemeinsam anonymisierte Beispiele an.