KI für Ihren Verein: weniger Verwaltung, mehr Zeit für Ihre Mitglieder. Wir finden mit Ihnen, wo KI Ihren Vorstand entlastet, schulen Ihr Team und setzen es um, verbunden mit easyVerein, ClubDesk und Ihrer anderen Vereinssoftware.
Mitgliedsanträge, Beiträge, Anmeldungen und Wartelisten, Fragen zu Training und Beitrag: Diese Arbeit bleibt meist an wenigen Ehrenamtlichen hängen. AI Værk begleitet Sportvereine, Fördervereine und Kulturvereine vom ersten Gespräch bis zur laufenden Lösung. Mitgliederdaten bleiben dabei unter Ihrer Kontrolle, auf Wunsch auf einem eigenen Server in Deutschland.
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So begleiten wir Ihren Verein
KI-Audit für Ihren Verein
Wir sehen uns Mitgliederverwaltung, Beiträge und Anmeldungen an und zeigen, wo KI Ihren Vorstand entlastet. 500 €, bei Umsetzung voll angerechnet.
KI-Beratung für VereineWorkshop für Vorstand und Aktive
Vorstand und Übungsleitung lernen an echten Vereinsaufgaben, KI sicher zu nutzen, etwa für Protokolle und Förderanträge. Ein guter Einstieg, auch ohne neue Software.
KI-Workshop für VereineKI in Ihre Abläufe einbinden
Wir automatisieren wiederkehrende Arbeit und verbinden KI mit Ihrer Vereinssoftware, Ihrem Postfach und Ihren Formularen. Kleine Software für Vereine ab 500 €, für gemeinnützige Vereine je nach Vorhaben mit Rabatt.
KI-Software für VereineEigene Software und Betrieb
Wo Vereinssoftware nicht reicht, entwickeln wir eine eigene Anwendung und übernehmen Hosting, Wartung und die Übergabe beim Vorstandswechsel.
KI-Agentur für VereineThemen für Ihren Verein
Mitgliederverwaltung
Eine aktuelle Mitgliederliste für den ganzen Vorstand statt vieler Excel-Versionen.
Mehr erfahren 02Beiträge und Lastschriften
Offene Beiträge sehen, die Lastschriftdatei vor dem Einzug prüfen.
Mehr erfahren 03Anmeldesystem
Kurse, Turniere und Freizeiten online, mit Warteliste.
Mehr erfahren 04Hallen- und Platzbelegung
Ein gemeinsamer Belegungsplan für Hallen, Plätze und Räume.
Mehr erfahren 05KI-Assistent für Mitgliederfragen
Antworten zu Beitrag, Training und Mitgliedschaft, auch am Wochenende.
Mehr erfahrenWo KI Ihren Verein entlastet
Mitgliedsanträge übernehmen
Beitrittserklärungen per E-Mail, Foto oder Scan liest die Software aus und legt das Mitglied mit Beitrag und SEPA-Mandat in Ihrer Vereinssoftware an. Der Vorstand bestätigt mit einem Klick.
Beiträge abgleichen
Die Software gleicht Kontoauszug und Beitragsliste ab, erkennt Rücklastschriften und schreibt Zahlungserinnerungen. Offene Beiträge sehen Sie auf einen Blick.
Mitgliederfragen beantworten
Fragen zu Beitrag, Trainingszeiten und Kündigung beantwortet ein Assistent aus Satzung, Beitragsordnung und Trainingsplan. Was eine Entscheidung braucht, geht an den Vorstand.
Anwendungsbeispiel
Vom Beitrittsformular zum neuen Mitglied
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01
Antrag erfassen
Ein Vater meldet seine Tochter per E-Mail zum Schwimmen an, die Beitrittserklärung als Foto im Anhang. Die Software liest Name, Geburtsdatum, Anschrift und IBAN aus.
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02
Prüfen und ergänzen
Sie gleicht die Angaben mit der Mitgliederliste ab, erkennt das Geschwisterkind für den Familienbeitrag und meldet: Die Unterschrift unter dem SEPA-Mandat fehlt.
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03
Anlegen und begrüßen
Nach Ihrer Bestätigung legt die Software das Mitglied an und schreibt die Begrüßung mit Trainingszeiten und der Bitte um die Unterschrift. Ihr Team schickt sie ab.
Mitgliederdaten bleiben dort, wo Sie es festlegen.
Ihr Verein verwaltet Anschriften, Bankdaten und oft Angaben zu Kindern. Deshalb entscheiden Sie, wo die Software läuft, und wir richten sie genau so ein.
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO, bevor die Software echte Mitgliederdaten sieht.
- Ihre Daten trainieren keine KI-Modelle.
- Jeder Zugriff wird protokolliert. Sie sehen, wer wann was geöffnet hat.
- Zugänge hängen am Amt: Nach der Vorstandswahl endet der alte Zugang.
Verbunden mit Ihrer Vereinssoftware
Wo Ihre Vereinssoftware eine Schnittstelle oder einen Import bietet, übergeben wir Mitglieder, Beiträge und Anmeldungen direkt dorthin. Sonst übernimmt Ihr Team sie mit einem Klick aus einer Arbeitsliste. Was Ihre Software schon kann, nutzen Sie weiter.
Genannte Produktnamen sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. Die Nennung bedeutet keine Partnerschaft mit den Herstellern und keine Empfehlung durch sie.
Sicher mit KI arbeiten: Schulung für Vorstand und Geschäftsstelle
Ihr Team übt an Mitgliederpost, wie sie jede Woche ankommt: Was übernimmt die Software, was sieht die KI, und welche Frage gehört zur Trainerin? Der Umschalter zeigt, wie Mitgliederdaten geschützt bleiben.
„Hallo Frau Krüger, wir sind umgezogen, unsere neue Anschrift ist Anschrift 5512Lindenweg 4 in Kiel. Bitte buchen Sie den Beitrag für Person 3308Mia ab März vom neuen Konto ab. Und noch eine Frage: Darf Person 3308Mia im Mai schon beim Turnier mitspielen? Viele Grüße, Person 3307Jan Hoffmann“
- Ihr Server setzt Platzhalter ein
- Verschlüsselt übertragen
- Cloud-KI bearbeitet
- Ihr Server setzt die Namen wieder ein
Welcher Platzhalter zu welcher Person gehört, weiß nur Ihr Server.
- Nachricht kommt an
- Die KI auf Ihrem Server bearbeitet sie vollständig
Die Nachricht bleibt auf dem Server Ihres Vereins.
Die richtige Person finden
Die neue Anschrift Mia und ihrer Familie zuordnen, auch wenn ihr Vater schreibt.
Den Beitrag umstellen
Das neue Konto als offenen Punkt anlegen und das SEPA-Mandat dafür anfordern.
Die Frage weitergeben
Die Frage zum Turnier an die Trainerin der Mannschaft geben. Sie antwortet direkt.
Fragen vor dem Start
Dürfen wir KI mit Mitgliederdaten nutzen?
Ja, mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO. Darin legen wir fest, wo die Daten liegen und wer sie sieht. Ihre Daten trainieren keine KI-Modelle.
Funktioniert das mit easyVerein, ClubDesk oder SEWOBE?
Ja. Wo Ihre Vereinssoftware eine Schnittstelle oder einen Import bietet, übergeben wir die Daten direkt, sonst mit einem Klick aus einer Arbeitsliste. CiviCRM und FundraisingBox prüfen wir genauso.
Was kostet der Einstieg?
Das Erstgespräch ist kostenlos. Ist die Aufgabe schon klar, geht es direkt zum Angebot. Braucht es eine genauere Prüfung, kostet der KI-Audit 500 € und wird bei Umsetzung mit AI Værk vollständig angerechnet. Kleine Software für Vereine startet bei 500 €, und gemeinnützigen Vereinen können wir je nach Vorhaben einen Rabatt einräumen. Finden wir keinen sinnvollen KI-Einsatz, entfällt das Honorar; vorab vereinbarte Auslagen bleiben. Einrichtung, Lizenzen, Hosting und Betreuung weisen wir im Angebot einzeln aus. Für einen Förderantrag liefern wir Projektbeschreibung und Kostenplan.
Lohnt sich das für einen kleinen Verein?
Oft gerade dort, weil wenige Ehrenamtliche viel Verwaltung tragen. Im KI-Audit rechnen wir mit Ihren Zahlen und sagen offen, wenn eine Funktion Ihrer Vereinssoftware schon reicht.
Wer begleitet uns?
Sie arbeiten direkt mit uns Gründern: Justus begleitet Beratung und Schulung, Elias Entwicklung und Betrieb. Ihre Ehrenamtlichen weisen wir ein, auch nach einem Vorstandswechsel.
Wo verliert Ihr Verein die meiste Zeit?
Erzählen Sie uns im kostenlosen Erstgespräch, was Ihren Vorstand jede Woche aufhält. Wir zeigen Ihnen, wo KI hilft, was es kostet und wie es mit Ihrer Vereinssoftware zusammenarbeitet.