Spenden zuordnen. Persönlich in Kontakt bleiben. Spenderverwaltung für Stiftungen mit weniger doppelter Datenpflege.
Eine Überweisung kommt unter anderem Namen an, die Adresse steht in einer alten Liste und ein Dankschreiben wurde bereits verschickt. Wir bringen Kontakt, bestätigte Zuwendung und Korrespondenz nachvollziehbar zusammen.
Jede Zuwendung braucht eine verlässliche Zuordnung
Für Personen, Organisationen und Haushalte legen wir passende Stammdaten fest. Dubletten werden als Vorschläge angezeigt und nach Prüfung zusammengeführt. Dabei bleiben bisherige Buchungen und Kontakte nachvollziehbar. Ein ähnlicher Name reicht nicht als sichere Zuordnung.
KI kann freie Verwendungszwecke lesen und Kandidaten vorschlagen. Beträge und Buchungen kommen aus bestätigten Datenquellen. Kommunikationswünsche werden ausdrücklich gepflegt: Wer keine Ansprache möchte oder ungenannt bleiben will, muss im Arbeitsablauf entsprechend berücksichtigt werden.
Wie die Arbeit aussehen kann
-
01
Zahlungen kontrolliert übernehmen
Ein vereinbarter Export oder eine geprüfte Schnittstelle liefert die Buchungen. Das System erkennt bereits importierte Datensätze und schlägt passende Kontakte vor. Unsichere Zuordnungen bleiben offen.
-
02
Korrespondenz vorbereiten
Aus freigegebenen Vorlagen entstehen Entwürfe für Dankschreiben oder Bestätigungen. Namen, Betrag und Anlass kommen aus geprüften Feldern. Ihr Team kontrolliert den Inhalt vor dem Versand.
-
03
Beziehungen pflegen
Die Übersicht zeigt bisherige Zuwendungen, Kontaktwünsche und bereits versandte Schreiben. Zuständige Personen können den nächsten Kontakt vorbereiten, ohne mehrere Listen abzugleichen.
Was wir vor der Umsetzung klären
Zustiftungen und Spenden können unterschiedliche Buchungs- und Dokumentationsabläufe haben. Wir übernehmen Ihre fachlich geprüften Kategorien und Vorlagen. Eine KI entscheidet weder über die steuerliche Behandlung noch darüber, welche Bescheinigung zulässig ist.
Bei der Datenübernahme prüfen wir auch zurückgebuchte Beträge, Adressänderungen und doppelte Namen. Zugriffsrechte sollen verhindern, dass ein allgemeiner interner Assistent vertrauliche Angaben zu einzelnen Spendern offenlegt.
Umfang und Kosten vor dem Start
Das Erstgespräch ist kostenlos. Eine fundierte Prüfung ausgewählter Abläufe als KI-Audit kostet 500 Euro netto. Sie erhalten Empfehlungen, konkrete Projektideen und Hinweise zur sicheren Anwendung. Bei anschließender Beratung oder Umsetzung rechnen wir das Honorar vollständig an. Finden wir keinen wirtschaftlich sinnvollen KI-Einsatz, entfällt es; vorab vereinbarte Auslagen bleiben bestehen.
Fragen aus der Geschäftsstelle
Können wir vorhandene Listen übernehmen?
Wir prüfen Export, Feldstruktur und Datenqualität. Die Zuordnung von Kontakten und Zahlungen wird mit Ihrem Team getestet. Unklare Fälle werden vor einer Zusammenführung geklärt.
Erstellt das System Zuwendungsbestätigungen?
Es kann geprüfte Vorlagen mit bestätigten Angaben befüllen. Voraussetzungen, vorgeschriebene Inhalte und Freigabe bleiben Aufgabe der zuständigen Fachpersonen.
Brauchen wir dafür KI?
Feste Zuordnungsregeln und Serienbriefe reichen oft aus. KI kann bei wechselnden Freitexten oder schwer durchsuchbaren Unterlagen ergänzen. Wir prüfen den zusätzlichen Nutzen vor einer Entwicklung.
Passende nächste Schritte
Vertiefen Sie den Bereich, der zu Ihrer aktuellen Aufgabe passt. Den Umfang von Entwicklung, Schulung und optionaler Betreuung legen wir vor der Beauftragung fest.
KI für Stiftungen Fördermittelverwaltung für Stiftungen Wissensmanagement für Stiftungen Preise und Audit-Konditionen Private KI und Betriebsmodelle Kosten und Wirtschaftlichkeit einordnen
Besprechen wir Ihre Ausgangslage.
Beschreiben Sie uns den Ablauf und die beteiligten Systeme. Für das erste Gespräch genügt eine Beschreibung ohne vertrauliche Unterlagen.