Berichte finden, statt ihnen hinterherzusuchen. Projektberichte und Verwendungsnachweise in einem nachvollziehbaren Ablauf.
Ein Zwischenbericht kommt per E-Mail, die Anlagen liegen in einem Downloadlink und die Frist wurde telefonisch verschoben. Wir verbinden Berichtstermine, Eingänge und Prüfung mit dem jeweiligen Förderprojekt.
Eingegangen heißt noch nicht geprüft
Ein Bericht kann vorliegen und trotzdem Rückfragen auslösen. Deshalb unterscheiden wir angefordert, eingegangen, in Prüfung und abgeschlossen. Änderungen an Fristen werden dokumentiert, damit automatische Erinnerungen nicht an bereits vereinbarte Ausnahmen vorbeilaufen.
Für die inhaltliche Vorbereitung kann KI Aussagen zu Aktivitäten, Mittelverwendung und offenen Punkten als Entwurf zusammenstellen. Der Bericht und die verwendeten Stellen bleiben daneben zugänglich. Eine Behauptung des Projektträgers wird dadurch noch kein nachgewiesenes Ergebnis.
Wie die Arbeit aussehen kann
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01
Termine aus der Förderung übernehmen
Berichtsarten, zuständige Kontakte und vereinbarte Fristen werden beim Projekt hinterlegt. Erinnerungen folgen festen Regeln. Rückläufer oder nicht zugestellte Nachrichten erscheinen zur Bearbeitung.
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02
Unterlagen zusammenführen
Eingänge werden dem Projekt und Berichtszeitraum zugeordnet. Bei falscher Zuordnung oder fehlenden Anlagen kann das Team korrigieren und nachfordern. Originale bleiben erhalten.
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03
Zusammenfassung prüfen
Ein Entwurf ordnet Aussagen nach Ihrer Gliederung und verweist auf Quellen. Mitarbeitende prüfen Abweichungen zum Antrag und offene Nachweise, bevor Inhalte in Sitzungsvorlagen oder Jahresberichte gelangen.
Was wir vor der Umsetzung klären
Wir nehmen typische Berichte sowie problematische Fälle in den Test: leere Formulare, widersprüchliche Zahlen, verspätete Eingänge und mehrere Fassungen. Entscheidend ist, ob Ihr Team mit vertretbarem Prüfaufwand besser arbeiten kann.
Die Veröffentlichung von Zitaten, Bildern oder Angaben zu Beteiligten bleibt ein gesonderter Schritt. Wir legen dafür einen Freigabeweg fest, damit interne Berichte nicht versehentlich zu öffentlichem Material werden.
Umfang und Kosten vor dem Start
Das Erstgespräch ist kostenlos. Eine fundierte Prüfung ausgewählter Abläufe als KI-Audit kostet 500 Euro netto. Sie erhalten Empfehlungen, konkrete Projektideen und Hinweise zur sicheren Anwendung. Bei anschließender Beratung oder Umsetzung rechnen wir das Honorar vollständig an. Finden wir keinen wirtschaftlich sinnvollen KI-Einsatz, entfällt es; vorab vereinbarte Auslagen bleiben bestehen.
Fragen aus der Geschäftsstelle
Prüft die KI die Mittelverwendung abschließend?
Nein. Sie kann Angaben strukturieren und Auffälligkeiten zur Prüfung vorlegen. Fachliche und finanzielle Prüfung sowie die Bewertung der Nachweise bleiben bei den Verantwortlichen.
Müssen Projektträger Software installieren?
Ein browserbasierter Zugang ist möglich. Ob zusätzlich ein E-Mail-Eingang unterstützt wird, vereinbaren wir anhand Ihrer Zielgruppen und bisherigen Abläufe.
Können wir unsere Berichtsstruktur behalten?
Ja. Wir prüfen Ihre Felder und Vorlagen und vereinbaren, welche Angaben strukturiert erfasst und welche als Dokument hochgeladen werden sollen.
Passende nächste Schritte
Vertiefen Sie den Bereich, der zu Ihrer aktuellen Aufgabe passt. Den Umfang von Entwicklung, Schulung und optionaler Betreuung legen wir vor der Beauftragung fest.
KI für Stiftungen Fördermittelverwaltung für Stiftungen Antragsportal für Stiftungen Preise und Audit-Konditionen Private KI und Betriebsmodelle Kosten und Wirtschaftlichkeit einordnen
Besprechen wir Ihre Ausgangslage.
Beschreiben Sie uns den Ablauf und die beteiligten Systeme. Für das erste Gespräch genügt eine Beschreibung ohne vertrauliche Unterlagen.