Der Beschluss ist da. Machen wir ihn auffindbar. Intranet und Wissensmanagement für Ihre Stiftung.
Die Förderentscheidung steht im alten Protokoll, die aktuelle Richtlinie auf dem Laufwerk und ihre Auslegung im Gedächtnis einer Kollegin. Wir machen ausgewählte Unterlagen gemeinsam zugänglich und ergänzen eine Suche, die Fundstellen zeigt.
Zuerst den Bestand klären, dann Antworten erzeugen
Eine neue Suche macht veraltete Unterlagen nicht aktuell. Wir prüfen mit Ihrer Geschäftsstelle, welche Richtlinien gelten, welche Fassungen archiviert sind und wer für Änderungen verantwortlich ist. Protokolle, beschlossene Vorlagen und interne Arbeitshilfen brauchen diese Einordnung.
Danach kann ein Assistent Fragen zum freigegebenen Bestand bearbeiten: Welche Beschlüsse gibt es zu einem Förderbereich? Welche Unterlagen werden für eine Auszahlung benötigt? Antworten sollen auf Dokumente verweisen und fehlende oder widersprüchliche Informationen erkennbar machen.
Wie die Arbeit aussehen kann
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01
Quellen auswählen
Wir beginnen mit einem abgegrenzten Bestand und halten Gültigkeit und Verantwortliche fest. Bestehende Ablagen bleiben nutzbar, sofern ihre Schnittstellen und Berechtigungen eine verlässliche Anbindung ermöglichen.
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02
Zugriffe durchsetzen
Geschäftsstelle, Vorstand und externe Beteiligte erhalten die vereinbarten Rechte. Auch die Suche muss diese Grenzen einhalten. Wir testen gezielt Fragen nach Dokumenten, die eine Person nicht sehen darf.
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03
Antworten prüfen und Wissen pflegen
Das Team prüft typische Suchfragen gegen Originalquellen. Für aktualisierte oder entfernte Dokumente gibt es einen Pflegeweg. Antworten mit alten Fundstellen gehören ebenso in die Prüfung wie treffende Ergebnisse.
Was wir vor der Umsetzung klären
Wir wählen gemeinsam eine private Umgebung auf Ihrer Infrastruktur oder einen passenden dedizierten Betrieb. Bei einer hybriden Lösung wird festgelegt, welche Inhalte extern verarbeitet werden dürfen. Speicherung von Suchanfragen und Wartungszugriffe werden dabei mitgedacht.
Ein Intranet kann zusätzlich Sitzungsmappen, Zuständigkeiten und Vorlagen bündeln. Diese Funktionen brauchen nicht alle ein Sprachmodell. Wir unterscheiden Dokumentenorganisation, normale Suche und KI-Unterstützung, damit nur notwendige Bausteine entstehen.
Umfang und Kosten vor dem Start
Das Erstgespräch ist kostenlos. Eine fundierte Prüfung ausgewählter Abläufe als KI-Audit kostet 500 Euro netto. Sie erhalten Empfehlungen, konkrete Projektideen und Hinweise zur sicheren Anwendung. Bei anschließender Beratung oder Umsetzung rechnen wir das Honorar vollständig an. Finden wir keinen wirtschaftlich sinnvollen KI-Einsatz, entfällt es; vorab vereinbarte Auslagen bleiben bestehen.
Fragen aus der Geschäftsstelle
Können wir alte Scans einbinden?
Oft ist Texterkennung nötig. Wir prüfen eine Stichprobe auf Lesbarkeit und Seitenzuordnung. Unbrauchbare Scans dürfen nicht als zuverlässige Quelle behandelt werden.
Woher weiß ich, ob eine Antwort stimmt?
Die Anwendung soll die verwendeten Quellen zugänglich machen. Mitarbeitende prüfen relevante Aussagen dort nach. Quellenangaben allein garantieren noch keine korrekte Zusammenfassung.
Muss die ganze Stiftung dieselben Unterlagen sehen?
Nein. Rollen und Dokumentzugriffe werden vorab festgelegt und auch bei der Suche berücksichtigt. Neue Gremienmitglieder bekommen nur die für ihre Aufgaben vorgesehenen Zugänge.
Passende nächste Schritte
Vertiefen Sie den Bereich, der zu Ihrer aktuellen Aufgabe passt. Den Umfang von Entwicklung, Schulung und optionaler Betreuung legen wir vor der Beauftragung fest.
KI für Stiftungen KI-Workshop für Stiftungen KI-Software für Stiftungen Preise und Audit-Konditionen Private KI und Betriebsmodelle Kosten und Wirtschaftlichkeit einordnen
Besprechen wir Ihre Ausgangslage.
Beschreiben Sie uns den Ablauf und die beteiligten Systeme. Für das erste Gespräch genügt eine Beschreibung ohne vertrauliche Unterlagen.