KI für Ihr Maklerbüro: mehr Zeit für Eigentümer und Interessenten, weniger Abtippen und Abgleichen. Wir bauen KI für Verkauf und Vermietung, von der Objektaufnahme bis zum Notartermin oder Mietvertrag.
Sie fordern Unterlagen bei Eigentümer, Hausverwaltung und Grundbuchamt an, prüfen die Energieangaben vor der Anzeige, halten nach jeder Besichtigung die Rückmeldungen fest und schreiben den Bericht an den Eigentümer. Das kostet jede Woche Stunden. Eine falsche Angabe im Exposé fällt manchmal erst beim Notar auf.
AI Værk ist Ihr 360°-Partner für KI im Mittelstand.
Wir finden mit Ihnen heraus, wo KI Ihnen Arbeit abnimmt, und setzen das um.
Wir kennen die Arbeit in Maklerbüros: Objektaufnahmen und Exposés, Maklerverträge in Textform mit Widerrufsbelehrung, Vermietungen nach dem Bestellerprinzip und Berichte an Eigentümer. Genauso kennen wir das, was überall aufhält: Daten aus einem Programm ins andere abtippen oder auf die eine Person warten, die Bescheid weiß.
Sie steigen ein, wo Sie stehen: mit einer ersten Idee, einem Ablauf, der zu viel Zeit kostet, oder einem fertigen Plan, den wir umsetzen.
Justus August und Elias Arndt
Über uns-
01
Beratung und KI-Audit
Im kostenlosen Erstgespräch von etwa 30 Minuten hören wir zu. Im KI-Audit für 500 € prüfen wir Abläufe, Daten und Programme und legen mit Ihnen fest, womit Sie anfangen.
Preise und KI-Audit -
02
Workshops und Schulung
Ihr Team übt an echten Aufgaben aus dem eigenen Alltag und lernt, KI-Werkzeuge sicher zu nutzen und Ergebnisse zu prüfen.
Workshops -
03
KI-Assistenten und Chatbots
Ihr Team oder Ihre Kunden fragen, Ihr Firmenwissen antwortet: mit Quelle und nur mit dem, was die fragende Person sehen darf.
Interne KI-Assistenten -
04
Prozessautomatisierung
Wiederkehrende Abläufe laufen vom Eingang bis zum Ergebnis selbstständig durch, angebunden an die Programme, mit denen Sie schon arbeiten.
Prozesse automatisieren -
05
Individuelle Entwicklung
Wir entwickeln eigene Software, wo Standardsoftware nicht reicht. Etwa ein Werkzeug, das den Kaufvertragsentwurf des Notars mit den Absprachen in Ihrem CRM abgleicht, vom Kaufpreis über den Stellplatz bis zur Maklerklausel.
Individuelle Entwicklung -
06
Betrieb und Wartung
Wir hosten, überwachen und warten die Software und bauen sie aus, wenn sich Ihre Abläufe ändern.
Betrieb und Monitoring
Wo KI Ihr Maklerbüro entlastet
Objektunterlagen ins Exposé
Kommen Unterlagen vom Eigentümer, von der Hausverwaltung oder vom Grundbuchamt, legt die Software sie am Objekt in Ihrem CRM ab: Grundbuchauszug, Energieausweis und Wohnflächenberechnung, bei Eigentumswohnungen auch Teilungserklärung, Beschluss-Sammlung, Versammlungsprotokolle, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung. Daraus füllt sie die Objektfelder, jede Angabe mit Fundstelle. Daneben stehen die Unterlagen, die noch fehlen, und jede Stelle, an der eine Unterlage dem Exposé-Entwurf widerspricht.
Pflichtangaben vor der Veröffentlichung
Bevor Sie ein Objekt für ImmoScout24 oder Immowelt freigeben, gleicht die Software Anzeigentext und Exposé-Felder mit dem Energieausweis ab: Art des Ausweises, Energiekennwert, wesentlicher Energieträger, bei Wohngebäuden Baujahr und Effizienzklasse, bei Nichtwohngebäuden Wärme und Strom getrennt. Ab 2027 gilt § 87 des Gebäudemodernisierungsgesetzes, bis Juli 2026 GEG, in neuer Fassung. Die Software prüft jede Anzeige nach der Fassung, die für den jeweiligen Ausweis gilt. Fehlt eine Angabe, legt sie eine Aufgabe für Sie an.
Besichtigungen nachbereiten, Mietbewerbungen prüfen
Nach der Besichtigung sprechen Sie im Auto eine Notiz ein: wer da war, was gefallen hat, wer noch einmal kommen will. Die Software trägt die Rückmeldung zu jedem Interessenten bei den Aktivitäten im CRM ein, legt die nächsten Schritte als Aufgaben an und vermerkt, dass der Energieausweis vorgelegt wurde. Den Bericht Ihres CRM an den Eigentümer ergänzt sie um die Rückmeldungen aus jeder Besichtigung, in ganzen Sätzen statt als Liste. In der Vermietung prüft sie, ob Selbstauskunft, Einkommensnachweise und Mietschuldenfreiheitsbescheinigung vollständig sind, bevor die Mappe an den Vermieter geht.
Anwendungsbeispiel
Von den Unterlagen bis zur Freigabe der Anzeige
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01
Unterlagen per Mail
Eine Verkäuferin beauftragt Ihr Büro mit ihrer Dreizimmerwohnung in einer Anlage mit Tiefgarage. Per Mail schickt sie Grundbuchauszug, Teilungserklärung, Wohnflächenberechnung und Energieausweis, die Hausverwaltung die Protokolle der letzten drei Eigentümerversammlungen und den Wirtschaftsplan. Die Software legt alles am Objekt ab und trägt Wohnfläche, Hausgeld, Baujahr, Energieträger und Effizienzklasse ein.
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02
Stellplatz und Sonderumlage
Laut Teilungserklärung ist der Tiefgaragenstellplatz Teileigentum mit eigenem Grundbuchblatt. Für dieses Blatt liegt kein Grundbuchauszug vor, der Exposé-Entwurf nennt den Stellplatz aber „inklusive“. Im letzten Protokoll steht eine beschlossene Sonderumlage für die Dachsanierung, von der das Exposé nichts sagt. Die Software markiert beides am Objekt.
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03
Freigabe für die Portale
Die Verkäuferin bestätigt Ihrer Maklerin, dass der Stellplatz mitverkauft wird, und schickt den Grundbuchauszug dafür nach. Die Maklerin nimmt die Sonderumlage mit Betrag und Fälligkeit ins Exposé auf. Die Pflichtangaben aus dem Energieausweis sind vollständig, also gibt sie die Anzeige für ImmoScout24 und Immowelt frei. Fragt später ein Interessent nach Stellplatz oder Dach, entwirft die Software die Antwort aus den bestätigten Angaben.
Verbunden mit Ihrem Makler-CRM
In onOffice enterprise arbeitet unsere Software über das API-Modul. onOffice bietet es als kostenpflichtiges Zusatzmodul an. Fehlt es, lassen Sie es von onOffice freischalten und legen einen API-Benutzer mit Token und Secret an. Die Software schreibt Objektdaten, lädt Unterlagen am Objekt hoch, legt Aufgaben und Termine an und trägt Rückmeldungen als Aktivitäten ins Maklerbuch ein.
In Propstack nutzt die Software die API mit dem Schlüssel, den Ihr Admin in der Verwaltung unter API-Schlüssel erzeugt. Damit liest und schreibt sie Objekte, Dokumente und Aufgaben und liest Notizen. Ändert jemand ein Objekt, meldet Propstack das per Webhook, und die Prüfung der Pflichtangaben läuft los.
Die Anzeigen an ImmoScout24 und Immowelt überträgt weiterhin Ihr CRM. Für Programme ohne offene Schnittstelle bekommt Ihr Büro die Ergebnisse als fertige Liste und überträgt sie selbst.
Genannte Produktnamen sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. Die Nennung bedeutet keine Partnerschaft mit den Herstellern und keine Empfehlung durch sie.
Sie legen fest, wo Eigentümer- und Interessentendaten liegen.
Grundbuchauszüge, Finanzierungsnachweise, Selbstauskünfte von Mietinteressenten und die Ausweiskopien nach dem Geldwäschegesetz sind personenbezogene Daten. Sie entscheiden, wo die Software läuft, und wir richten sie so ein.
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO, bevor die Software echte Daten sieht.
- Ihre Eigentümer- und Interessentendaten trainieren keine KI-Modelle.
- Jeder Zugriff wird protokolliert. Sie sehen, wer wann was geöffnet hat.
Sicher mit KI arbeiten: Schulung für Makler und Assistenz
Ihr Team übt an einer Mail, wie sie nach einer Besichtigung kommt: Was übernimmt die Software, was sieht die KI davon, und was entscheidet Ihre Maklerin? Der Umschalter zeigt, wie Namen und Finanzierungsdaten geschützt bleiben.
„Guten Tag, die Wohnung in der Lindenallee hat uns bei der Besichtigung am Samstag gut gefallen. Ist der Tiefgaragenstellplatz im Kaufpreis enthalten, und wer zahlt die Sonderumlage für das Dach? Die Finanzierungsbestätigung unserer Bank über Betrag 6084385.000 € hänge ich an. Wir möchten die Wohnung gern kaufen. Wie geht es jetzt weiter? Viele Grüße, Person 3918Katrin Behrens, Adresse 7204Hafenstraße 9, Kiel“
- Ihr Server setzt Platzhalter ein
- Verschlüsselt übertragen
- Cloud-KI bearbeitet
- Ihr Server setzt die Namen wieder ein
Welcher Platzhalter zu welcher Person gehört, weiß nur Ihr Server.
- Nachricht kommt an
- Die KI auf Ihrem Server bearbeitet sie vollständig
Nichts verlässt Ihr Büro.
Die Fragen zum Objekt beantworten
Die Antwort aus den bestätigten Objektangaben entwerfen: Der Stellplatz hat ein eigenes Grundbuchblatt und ist im Kaufpreis enthalten. Die Sonderumlage für das Dach steht mit Betrag und Fälligkeit im Protokoll. Wer sie trägt, regeln Verkäuferin und Käufer im Kaufvertrag.
Die Finanzierung ablegen
Die Finanzierungsbestätigung am Kontakt ablegen und vermerken, dass sie vorliegt. Eine Cloud-KI sieht den Betrag dabei nur als Platzhalter.
Den Kauf vorbereiten
Mit der Kaufabsicht liegt ernsthaftes Interesse vor. Die Aufgabe anlegen, den zweiten Käufer zu erfragen und alle Käufer und die Verkäuferin nach dem Geldwäschegesetz zu identifizieren. Dann die Antwort mit den nächsten Schritten bis zum Notartermin entwerfen.
Fragen vor dem Start
Prüft die Software auch die Provision?
Ja. Kauft ein Verbraucher über Sie eine Wohnung oder ein Einfamilienhaus, zeigt sie, wo die Vereinbarung von den Teilungsregeln der §§ 656c und 656d BGB abweicht: Bei Doppeltätigkeit zahlen beide Seiten gleich viel, und ein Erlass für eine Seite wirkt für beide. Ein abgewälzter Käuferanteil darf den Anteil des Auftraggebers nicht übersteigen und wird erst fällig, wenn dessen Zahlung nachgewiesen ist. Bei Mietwohnungen fragt sie, ob Sie den Auftrag des Vermieters nur für diesen Suchkunden eingeholt haben. Sonst schuldet der Mieter keine Provision.
Prüft die Software auch die Widerrufsbelehrung?
Ja. Kommt ein Maklervertrag mit einem Verbraucher per Mail, Telefon, über ein Portal oder bei der Besichtigung zustande, prüft sie die Widerrufsbelehrung und ob der Kunde den sofortigen Beginn verlangt hat. Ohne Belehrung kann die ganze Provision entfallen.
Ermittelt die KI den Marktwert?
Nein. Den Marktwert schätzen Sie mit Ihrem Bewertungsprogramm und Ihrer Marktkenntnis, den Angebotspreis legen Sie mit dem Eigentümer fest. Steht eine Preisanpassung an, stellt die Software Anfragen, Besichtigungen und Rückmeldungen seit dem Start der Vermarktung zusammen.
Wir nutzen schon die KI-Funktionen von onOffice oder Propstack. Was bringt Ihre Software dazu?
In onOffice beantwortet der Anfragenmanager Standardanfragen und verschickt Exposés, der AI Activity Chat fasst Aktivitäten zusammen, und aus dem Maklerbuch entsteht der Aktivitätennachweis für den Eigentümer. Propstack erstellt den Eigentümer-Report, PropstackAI schreibt Objekt- und Lagebeschreibungen und macht aus einer Sprachaufnahme ein Exposé. Das bauen wir nicht nach. Unsere Software setzt dort an, wo Unterlagen gelesen und gegeneinander geprüft werden: Teilungserklärung und Protokolle gegen das Exposé, Energieausweis gegen die Anzeige, Provisionsvereinbarung gegen die Teilungsregeln. Dazu ergänzt sie den Bericht an den Eigentümer um die Rückmeldungen aus Ihren Besichtigungen.
Hilft das auch bei Gewerbeimmobilien?
Ja. Kommt ein Gesuch als Mail oder PDF, etwa das Anforderungsprofil einer Filialkette, liest die Software die Anforderungen heraus, gleicht sie mit Ihrem Bestand ab und entwirft für die passenden Flächen das Angebotsschreiben. Vermitteln Sie eine Gewerbefläche ab 10.000 € Nettokaltmiete im Monat, legt sie die Aufgaben nach dem Geldwäschegesetz an wie beim Verkauf.
Was kostet der Einstieg?
Das Erstgespräch ist kostenlos. Ist die Aufgabe schon klar, geht es direkt zum Angebot. Braucht es eine genauere Prüfung, kostet der KI-Audit 500 € und wird bei Umsetzung mit AI Værk vollständig angerechnet. Finden wir keinen sinnvollen KI-Einsatz, entfällt das Honorar; vorab vereinbarte Auslagen bleiben. Einrichtung, Lizenzen, Hosting und Betreuung weisen wir im Angebot einzeln aus.
Wie lange dauert es bei Ihnen vom Maklervertrag bis zur Anzeige im Portal?
Erzählen Sie uns im kostenlosen Erstgespräch, wie ein Objekt durch Ihr Büro läuft und wer welche Unterlagen pflegt. Wir zeigen Ihnen, an welchen Stellen KI Zeit spart, was das kostet und wie sie an Ihr CRM anschließt.