KI für Ihre Miet- und WEG-Verwaltung: mehr Zeit für die Objekte, weniger Abtippen und Nachfassen. Wir bauen KI für Schäden, Rechnungen und Beschlüsse.
Die Handwerkerrechnung ohne Auftragsnummer, die Schadenanzeige für die Gebäudeversicherung, die Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung, die Einladung zur Eigentümerversammlung und die Niederschrift danach: In vielen Verwaltungen bleibt das an wenigen Leuten hängen.
AI Værk ist Ihr 360°-Partner für KI im Mittelstand.
Sie arbeiten direkt mit uns beiden Gründern, von der ersten Frage bis in den laufenden Betrieb. Wir finden mit Ihnen heraus, wo KI Ihnen Arbeit abnimmt, und setzen das um.
Wir kennen die Arbeit in Miet- und WEG-Verwaltungen: Leitungswasserschäden über die Gebäudeversicherung, Heizkostenabrechnungen mit CO2-Kostenaufteilung und Eigentümerversammlungen mit Niederschrift und Beschluss-Sammlung. Genauso kennen wir das, was überall aufhält: Daten aus einem Programm ins andere abtippen oder auf die eine Person warten, die Bescheid weiß.
Sie steigen ein, wo Sie stehen: mit einer ersten Idee, einem Ablauf, der zu viel Zeit kostet, oder einem fertigen Plan, den wir umsetzen.
Justus August und Elias Arndt
Über uns-
01
Beratung und KI-Audit
Im kostenlosen Erstgespräch von etwa 30 Minuten hören wir zu. Im KI-Audit für 500 € prüfen wir Abläufe, Daten und Programme und legen mit Ihnen fest, womit Sie anfangen.
Preise und KI-Audit -
02
Workshops und Schulung
Ihr Team übt an echten Aufgaben aus dem eigenen Alltag und lernt, KI-Werkzeuge sicher zu nutzen und Ergebnisse zu prüfen.
Workshops -
03
KI-Assistenten und Chatbots
Ihr Team oder Ihre Kunden fragen, Ihr Firmenwissen antwortet: mit Quelle und nur mit dem, was die fragende Person sehen darf.
Interne KI-Assistenten -
04
Prozessautomatisierung
Wiederkehrende Abläufe laufen vom Eingang bis zum Ergebnis selbstständig durch, angebunden an die Programme, mit denen Sie schon arbeiten.
Prozesse automatisieren -
05
Individuelle Entwicklung
Wir entwickeln eigene Software, wo Standardsoftware nicht reicht. Etwa ein Werkzeug für die Objektübernahme, das Beschluss-Sammlung, Verträge und offene Vorgänge des Vorverwalters liest und für Ihr ERP aufbereitet.
Individuelle Entwicklung -
06
Betrieb und Wartung
Wir hosten, überwachen und warten die Software und bauen sie aus, wenn sich Ihre Abläufe ändern.
Betrieb und Monitoring
Wo KI Ihre Verwaltung entlastet
Schadenmeldung mit Zuständigkeit
Ob Telefonnotiz, Mail, Brief oder Portal-Ticket: Am Vorgang schätzt die Software ein, ob Gemeinschafts- oder Sondereigentum betroffen ist, mit Fundstelle in Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung. Fehlende Fotos und den Zugang zur Wohnung fragt sie nach. Liegt der Schaden im Sondereigentum, entwirft sie die Nachricht an den Eigentümer. Sonst bereitet sie den Auftrag an den Handwerker aus Ihrer Liste oder an die Firma mit Wartungsvertrag vor.
Rechnungen gegen den Auftrag
Die Software ordnet Handwerkerrechnungen Objekt und Auftrag zu, auch ohne Auftragsnummer, gleicht Menge und Preis mit dem Auftrag ab und markiert Abweichungen. Dazu schlägt sie Kostenart und Umlagefähigkeit nach BetrKV vor. Unklare Fälle legt sie Ihrer Buchhaltung vor.
Beschlüsse als Aufgaben
Aus Ihrer Mitschrift und den Abstimmungsergebnissen entwirft die Software die Niederschrift und die Einträge für die Beschluss-Sammlung: Wortlaut, Ort und Datum der Versammlung, fortlaufend nummeriert. Zu jedem Beschluss legt sie die Aufgaben an: Eigentümer informieren, Sonderumlage anfordern, Auftrag nach Ablauf der Anfechtungsfrist erteilen. Den Wortlaut geben Sie frei, bevor er in die Sammlung kommt.
Anwendungsbeispiel
Vom nassen Fleck an der Decke bis zur Regulierung
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01
Anruf am Abend
In einer Eigentümergemeinschaft mit zwölf Wohnungen meldet die Mieterin aus Wohnung 5 abends einen nassen Fleck an der Badezimmerdecke. Es tropft. Ihr Notdienst nimmt den Anruf entgegen und legt den Vorgang an. Die Software findet Wohnung 8 darüber und die Telefonnummer der Bewohner. Nach Ihrem Notfallplan alarmiert sie den Installateur im Bereitschaftsdienst und kündigt ihn in Wohnung 8 für heute Abend an.
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02
Ursache und Versicherung
Am nächsten Morgen findet die Leckageortung eine undichte Steigleitung im Schacht, also Gemeinschaftseigentum. Die Software entwirft die Schadenanzeige an die Gebäudeversicherung mit Schadentag, Fotos und dem Bericht der Leckageortung, dazu den Auftrag an die Trocknungsfirma und einen Zwischenstand für die Eigentümerinnen von Wohnung 5 und 8. Ihre Objektbetreuerin prüft alles und schickt es ab.
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03
Rechnungen und Regulierung
Trocknungsfirma und Installateur schicken ihre Rechnungen. Die Software gleicht sie mit den Aufträgen ab, hängt sie an die Schadennummer und stellt das Belegpaket für den Versicherer zusammen. Den Selbstbehalt merkt sie für die Jahresabrechnung vor, verteilt auf alle Eigentümer nach dem Schlüssel der Gemeinschaft. Ihre Buchhaltung gibt die Zahlungen frei.
Verbunden mit Ihrer Verwaltungssoftware
In casavi legt unsere Software Tickets an, lädt Dokumente hoch und erstellt freigegebene Aufträge am Ticket. In facilioo legt sie Vorgänge an und schreibt Einträge mit Anhängen dazu. Führen Sie die Versammlung in facilioo, übernimmt die Software danach die Abstimmungsergebnisse und legt die Aufgaben als Vorgänge an. In Impower liest sie Objekte, Einheiten, Kontakte und Verträge und lädt Rechnungen und Dokumente hoch. Arbeiten Sie nur mit Impower, führt unsere Software die Schadenvorgänge in einer eigenen Liste und legt die Belege dazu in Impower ab.
Ist casavi bei Ihnen mit einem Programm von Aareon wie PowerHaus, KARTHAGO, Wodis Yuneo oder RELion verbunden, nutzt unsere Software die Stammdaten und Dokumente, die Ihr ERP an casavi gibt. Gebucht und abgerechnet wird weiter im ERP. Für Programme ohne offene Schnittstelle bekommt Ihr Büro die Ergebnisse als fertige Liste und überträgt sie selbst.
Genannte Produktnamen sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. Die Nennung bedeutet keine Partnerschaft mit den Herstellern und keine Empfehlung durch sie.
Sie legen fest, wo Mieter- und Eigentümerdaten liegen.
Namen, Bankverbindungen, Zählerstände und Hausgeldrückstände Ihrer Mieter und Eigentümer sind personenbezogene Daten. Sie entscheiden, wo die Software läuft, und wir richten sie so ein.
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO, bevor die Software echte Daten sieht.
- Ihre Mieter- und Eigentümerdaten trainieren keine KI-Modelle.
- Jeder Zugriff wird protokolliert. Sie sehen, wer wann was geöffnet hat.
Sicher mit KI arbeiten: Schulung für Objektbetreuung und Buchhaltung
Ihr Team übt an einer Mail, wie sie nach jeder Eigentümerversammlung kommt: Was übernimmt die Software, was sieht die KI davon, und was entscheidet Ihre Objektbetreuung? Der Umschalter zeigt, wie Namen und Bankdaten geschützt bleiben.
„Guten Tag, bei der Eigentümerversammlung am 14. konnte ich nicht dabei sein. Ist die Dachsanierung beschlossen, und was zahle ich an Sonderumlage? Das Hausgeld buchen Sie bitte ab Juli von meinem neuen Konto ab: IBAN 3307DE89 3704 0044 0532 0130 00. Meine Mieterin fragt, ob sie die Sonderumlage über die Nebenkosten mitzahlen muss. Viele Grüße, Person 5127Thomas Berger, Wohnung 3, Adresse 4460Gartenstraße 12, Flensburg“
- Ihr Server setzt Platzhalter ein
- Verschlüsselt übertragen
- Cloud-KI bearbeitet
- Ihr Server setzt die Namen wieder ein
Welcher Platzhalter zu welcher Person gehört, weiß nur Ihr Server.
- Nachricht kommt an
- Die KI auf Ihrem Server bearbeitet sie vollständig
Nichts verlässt Ihre Verwaltung.
Den Beschluss nennen
Den Beschluss zur Dachsanierung in der Beschluss-Sammlung finden und Nummer, Wortlaut sowie Betrag und Fälligkeit der Sonderumlage für Wohnung 3 in die Antwort übernehmen.
Das Konto ändern
Die neue Bankverbindung als Aufgabe anlegen, beim Eigentümer über einen bekannten Kontaktweg bestätigen und als Mandatsänderung eintragen. Eine Cloud-KI sieht die IBAN dabei nur als Platzhalter.
Die Frage zur Sonderumlage beantworten
Die Antwort entwerfen: Die Sonderumlage bezahlt die Instandsetzung des Dachs, und Instandsetzung zählt nach § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV nicht zu den Betriebskosten. Herr Berger kann seiner Mieterin also sagen, dass sie die Sonderumlage nicht über die Nebenkosten mitzahlt. Ihre Objektbetreuung prüft den Entwurf und schickt ihn ab.
Fragen vor dem Start
Beauftragt die Software Handwerker selbst?
Im Notfall ja, nach dem Notfallplan, den Sie vorher festlegen. Sonst bereitet sie den Auftrag vor, und Sie erteilen ihn. Die Software zeigt zu jedem Auftrag die Wertgrenze aus Beschluss, Gemeinschaftsordnung oder Verwaltervertrag. Größere Maßnahmen merkt sie für die nächste Eigentümerversammlung vor; in der Mietverwaltung entwirft sie die Anfrage an den Eigentümer.
Macht die KI unsere Betriebskostenabrechnung?
Nein, die Software bereitet sie vor: Sie zeigt je Objekt, welche Belege für welche Kostenart fehlen, und erinnert an die Abrechnungsfrist. In der Heizkostenabrechnung des Messdienstes prüft sie, ob CO2-Kostenaufteilung, Einstufung und Berechnungsgrundlagen ausgewiesen sind. Fehlt das, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen. Zu Einwendungen eines Mieters liefert sie den Antwortentwurf mit Verweis auf den Beleg. Beim Mieterwechsel entwirft sie die Nutzerwechselmeldung an den Messdienst mit den Zählerständen aus dem Übergabeprotokoll.
Bereitet die Software auch die Eigentümerversammlung vor?
Ja. Aus offenen Vorgängen, Anträgen der Eigentümer und der Beschluss-Sammlung entwirft sie Tagesordnung und Beschlussvorlagen, etwa den Beschluss über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse. Jahresabrechnung und Vermögensbericht legt sie aus Ihrem ERP als Anlagen bei. Sie erinnert an die Einladungsfrist von mindestens drei Wochen.
Wir nutzen schon die KI von casavi. Was bringt Ihre Software dazu?
Mit AI Assist und AI Automate fasst casavi Tickets zusammen, schlägt Antworten vor und erzeugt Aufträge nach festen Regeln. Das bauen wir nicht nach. Unsere Software setzt dort an, wo geprüft werden muss: Zuständigkeit nach Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung, Rechnung gegen Auftrag, Versicherungsfall, Beschlüsse als Aufgaben.
Was kostet der Einstieg?
Das Erstgespräch ist kostenlos. Ist die Aufgabe schon klar, geht es direkt zum Angebot. Braucht es eine genauere Prüfung, kostet der KI-Audit 500 € und wird bei Umsetzung mit AI Værk vollständig angerechnet. Finden wir keinen sinnvollen KI-Einsatz, entfällt das Honorar; vorab vereinbarte Auslagen bleiben. Einrichtung, Lizenzen, Hosting und Betreuung weisen wir im Angebot einzeln aus.
Wie lange liegt bei Ihnen ein Wasserschaden, bis alle Belege beim Versicherer sind?
Erzählen Sie uns im kostenlosen Erstgespräch, wie bei Ihnen ein Schaden läuft, wer die Rechnungen prüft und wie ein Beschluss zum Auftrag wird. Wir zeigen Ihnen, an welchen Stellen KI Zeit spart, was das kostet und wie sie an Ihre Verwaltungssoftware anschließt.