Was soll die KI übernehmen, wer prüft das Ergebnis und woran messen Sie den Nutzen? Diese drei Vorlagen bringen die entscheidenden Fragen in ein Dokument. Kostenlos und ohne Anmeldung.
Kopieren Sie eine Vorlage in Ihr eigenes Dokument und ersetzen Sie die eckigen Klammern. Lassen Sie offene Fragen sichtbar, statt Annahmen als Zusagen zu behandeln. Sie können den Text auch direkt markieren oder die Vorlage drucken.
KI-Projektbrief
Für einen ersten Pilot mit klarer Aufgabe, messbarem Ergebnis und einer verantwortlichen Person. Stimmen Sie den Brief mit dem Fachteam ab, bevor Sie ein Angebot anfragen.
Beispiel
Ein Serviceteam testet Antwortentwürfe für 30 freigegebene historische Anfragen. Die Teamleitung prüft jeden Entwurf. Ziel ist eine kürzere Bearbeitungszeit bei mindestens gleich guter fachlicher Qualität; gemessen wird einschließlich Prüfung und Korrektur.
KI-Projektbrief
Projekt / Stand: [Name / Datum / Version]
Verantwortliche Person / Entscheidung: [Name / Rolle]
1. Aufgabe und Grenze
Heute: [Auslöser → Arbeitsschritte → fertiges Ergebnis]
Problem und betroffene Personen: [konkreter Engpass / Team]
Der Pilot soll: [eine begrenzte Aufgabe übernehmen]
Ausgeschlossen sind: [Fälle, Daten und Aktionen]
2. Ausgangswert und Erfolg
Aufkommen: [Vorgänge pro Woche] bei [Arbeitswochen pro Jahr]
Zeit heute: [Minuten je Vorgang, inklusive Prüfung und Korrektur]
Messquelle / Zeitraum: [Stichprobe, Protokoll oder begründete Schätzung]
Testumfang: [Anzahl und Auswahl repräsentativer Fälle]
Erfolgskriterien: [Zeit, fachliche Qualität, zulässige Fehler]
Abnahme: [wer prüft was, bis wann, anhand welcher Belege?]
3. Daten und menschliche Entscheidung
Freigegebene Quellen / Pflege: [Systeme, Dokumente / Zuständigkeit]
Zugriff und Grenzen: [wer darf welche Daten für welchen Zweck nutzen?]
Prüfpunkt: [wer prüft das Ergebnis, bevor es verwendet oder versendet wird?]
Unklare oder fehlerhafte Fälle: [an wen, welcher manuelle Ersatzablauf?]
4. Aufwand und Zusagen
Währung / Kostenbasis: [EUR, SEK, … / netto oder brutto]
Einmalige Kosten: [Einrichtung, Integration, Schulung / Betrag]
Laufende Kosten: [Lizenzpreis/Nutzer/Monat × Nutzerzahl, Nutzung/Monat, Betrieb, Betreuung]
Interne Arbeit: [Stunden für Vorbereitung, Prüfung und Pflege × Kostensatz je Stunde]
Mögliche frei werdende Zeit: [Stunden/Jahr / Annahme und Messung]
Nettonutzen erst nach laufenden und einmaligen Kosten bewerten; Zeitgewinn ist keine zugesagte Personalkostensenkung.
Unser Beitrag: [Daten, Ansprechpartner, Testzeit / Termin]
Lieferantenzusage: [Ergebnis, Leistungsgrenzen, Unterstützung / Termin]
5. Entscheidung und Ende
Start / Auswertung: [Datum / Datum]
Weiterführen, ändern oder stoppen: [Kriterium / Entscheider]
Bei Ende: [Datenexport und Format, Zugriffsende, Löschung / Zuständigkeit und Nachweis]
Offene Fragen: [Frage / benötigter Beleg / Zuständigkeit / Termin]
Nächster verbindlicher Schritt: [Aufgabe / Person / Termin]
KI-Workshop-Agenda
Ein Ablauf für 90 Minuten interne Arbeitszeit, um einen möglichen KI-Pilot zu konkretisieren. Passen Sie Zeiten und Teilnehmer an Ihr Team an. Die Agenda beschreibt ein Beispiel, nicht die Dauer eines gebuchten AI Værk Workshops.
Beispiel
Beispiel: Serviceleitung, eine Sachbearbeiterin und die IT betrachten wiederkehrende Statusanfragen. Sie bringen drei freigegebene Beispielfälle mit und halten am Ende fest, welche Quelle fehlt, wer sie freigibt und bis wann ein begrenzter Test entschieden wird.
KI-Workshop-Agenda · Beispiel für 90 Minuten
Thema / Termin: [ein Ablauf / Datum und Uhrzeit]
Moderation / Protokoll: [Name / Name]
Teilnehmer: [Fachteam, Prozessverantwortung, IT; weitere Rollen nach Bedarf]
Zielentscheidung: [welchen begrenzten Pilot prüfen wir weiter?]
Vorbereitung
[ ] Heutigen Ablauf und grobes Aufkommen mitbringen.
[ ] Bearbeitungszeit und typische Fehler erfassen; Schätzungen markieren.
[ ] Zwei bis drei zur Nutzung freigegebene Beispiele vorbereiten.
[ ] Erlaubte Werkzeuge und Daten klären; vertrauliche Daten nicht ungeprüft eingeben.
00–10 Min. · Ziel und Grenze
Ergebnis: [Engpass, gewünschte Verbesserung, ausdrücklich ausgeschlossene Aufgaben]
10–25 Min. · Den echten Ablauf nachvollziehen
Ergebnis: [Auslöser, Schritte, Zuständigkeiten, heutige Zeit je Vorgang]
25–40 Min. · Quellen und Risiken prüfen
Ergebnis: [benötigte Daten, Zugriffsrechte, Pflege, ungeklärte Voraussetzungen]
40–50 Min. · Pause
50–65 Min. · Einen kleinen Pilot beschreiben
Ergebnis: [Aufgabe, Testfälle, menschlicher Prüfpunkt, manueller Ersatzablauf]
65–80 Min. · Nutzen, Kosten und Verantwortung festhalten
Ergebnis: [Messkriterien, interne Stunden, einmalige/laufende Kosten mit Einheit und Währung]
80–90 Min. · Entscheiden und Aufgaben verteilen
Ergebnis: [weiter prüfen / ändern / stoppen; nächste Entscheidung mit Termin]
Entscheidungsprotokoll
Pilot in einem Satz: [Aufgabe / Nutzer / Ergebnis]
Messung und Abnahme: [Ausgangswert / Ziel / Nachweis / verantwortliche Person]
Zusagen: [wer liefert was bis wann; erforderliche Mitarbeit des Teams]
Bei Ende des Piloten: [Datenexport, Zugriffsende, Löschung / Zuständigkeit]
Offene Fragen: [Frage / Beleg / zuständige Person / Termin]
Nächster Schritt: [Aufgabe / Person / Termin]
KI-Anbieter und Angebote vergleichen
Geben Sie allen Anbietern denselben Projektbrief. Füllen Sie die Checkliste je Angebot aus und legen Sie die Antworten nebeneinander. Eine dokumentierte Zusage zählt mehr als eine gelungene Demo.
Beispiel
Beispiel: Ein Angebot nennt eine monatliche Plattformgebühr, ein anderes zusätzlich Einrichtung und interne Projektarbeit. Vergleichen Sie beide für dieselbe Nutzerzahl und Nutzung über zwölf Monate. Bleibt der Datenexport unbeschrieben, markieren Sie ihn als offen und fordern einen konkreten Nachweis an.
KI-Anbietervergleich · Ein Blatt je Angebot
Anbieter / Angebot / Stand: [Name / Version / Datum]
Gemeinsamer Projektbrief: [Version und Testaufgabe]
Vergleichsbasis: [Nutzerzahl, Nutzung/Monat, Laufzeit, Währung, netto/brutto]
Muss-Kriterien vor dem Vergleich: [welche Anforderungen sind unverzichtbar?]
Je Kriterium notieren: erfüllt / teilweise / offen / nicht erfüllt.
Daneben: konkrete Zusage + Beleg/Angebotsstelle + offene Frage.
[ ] Aufgabenpassung: Löst das Angebot unsere definierte Testaufgabe?
[ ] Ergebnisqualität: Welche repräsentativen Fälle wurden wie geprüft?
[ ] Quellen: Sind Belege sichtbar; wie werden fehlende oder widersprüchliche Daten behandelt?
[ ] Menschliche Prüfung: Wer gibt Ergebnisse und ausgeführte Aktionen frei?
[ ] Systemzugang: Welche Integrationen und Basislizenzen sind enthalten oder zusätzlich nötig?
[ ] Datenzugriff: Wer erhält Zugriff; wie bleiben bestehende Berechtigungen erhalten?
[ ] Datenverwendung: Speicherorte, Unterauftragnehmer, Aufbewahrung, Training und Löschung geklärt?
[ ] Betrieb: Wer überwacht Fehler, aktualisiert Quellen und hilft bei Ausfällen?
[ ] Leistungsgrenzen: Mengen, Antwortzeiten, Supportzeiten und ausgeschlossene Arbeiten benannt?
[ ] Mitwirkung: Welche Daten, Entscheidungen und internen Stunden müssen wir liefern?
[ ] Lieferumfang: Ergebnisse, Termine, Abnahme, Fehlerkorrektur und Änderungen vereinbart?
[ ] Vertragsbindung: Mindestlaufzeit, Verlängerung, Kündigung und Preisänderungen geklärt?
[ ] Ausstieg: Welche Daten, Konfigurationen und Inhalte können wir in welchem Format exportieren?
[ ] Übergabe: Wer übernimmt Zugangsentzug, Löschbestätigung und einen Anbieterwechsel; zu welchen Kosten?
Kosten bei derselben Vergleichsbasis
Einmalig: [Einrichtung + Integration + Schulung = Betrag]
Wiederkehrend: [Lizenzpreis/Nutzer/Monat × Nutzerzahl + Nutzung, Betrieb und Support pro Monat = Betrag/Monat]
Intern: [Stunden im Vergleichszeitraum für Einrichtung und Prüfung/Pflege × Kostensatz/Stunde]
Zeitraum: [z. B. 12 Monate; Anlaufphase und Vertragsbindung berücksichtigen]
Gesamt im Zeitraum: [einmalig + wiederkehrend im Zeitraum + interne Kosten]
Nicht enthalten / Mengenrisiko: [Position / Auslöser / Preis je Einheit]
Entscheidung
Fehlende Muss-Kriterien: [Anforderung / Nachweis bis wann]
Offene Risiken und Fragen: [Punkt / verantwortliche Person / Termin]
Bewertung: [geeignet / weiterer Nachweis nötig / ungeeignet; Begründung]
Nächster Schritt und Freigabe: [Aufgabe / Entscheider / Termin]
