Wenn Ihr Team in Microsoft 365 arbeitet, testen Sie zuerst Microsoft 365 Copilot. Für Antworten aus Firmenunterlagen und Hilfe in Office kann das bereits reichen. Eine eigene KI-Lösung wird interessant, wenn konkrete Anforderungen an Ablauf, Oberfläche oder Betrieb auch mit passenden Erweiterungen offenbleiben.
Die Antwort steht längst irgendwo: im Qualitätshandbuch, in einer E-Mail oder in dem Ordner, den nur eine Kollegin kennt. Mit KI-Wissensmanagement fragt Ihr Team direkt: „Welche Freigabe brauche ich für diesen Auftrag?“ Entscheidend ist, ob das System die aktuelle Antwort mit einer überprüfbaren Quelle findet.
Copilot Chat, Microsoft 365 Copilot oder eigener Assistent?
- Copilot Chat: Für Webrecherche und die Arbeit mit bereitgestellten Dateien. Mit berechtigtem Microsoft-365-Abonnement ohne zusätzlichen Copilot-Lizenzpreis. Der Basischat durchsucht nicht automatisch das gesamte Firmenwissen; hinzugefügte Dateien, geöffnete Inhalte in unterstützten Apps und entsprechend angebundene Agenten können interne Quellen liefern. Microsoft erklärt die Unterschiede.
- Microsoft 365 Copilot: Für die tägliche Arbeit mit Firmenwissen, E-Mails, Besprechungen und Office-Anwendungen. Die bezahlte Lizenz ergänzt den Chat um Arbeitskontext und Funktionen in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Die jeweilige App muss lizenziert sein; für Teams ist eine Teams-Lizenz erforderlich. Microsofts Leistungsübersicht.
- Copilot erweitern: Prüfen Sie bei externem Wissen zunächst Copilot-Connectors, bei eigenen Aufgaben einen Agenten in Copilot Studio. Ein CRM oder ein zusätzlicher Arbeitsschritt bedeutet noch nicht, dass Sie eine komplett eigene Anwendung brauchen.
Ein eigener Assistent passt, wenn diese Wege eine wichtige Anforderung nicht erfüllen. Etwa eine besondere Bedienung direkt in Ihrer Fachsoftware, genau definierte Freigaben über mehrere Systeme oder ein erforderliches Betriebsmodell. Lassen Sie diese Lücke im Test nachweisen. Entwicklung, Tests, Hosting und Wartung gehören dann zum Preis; eine eigene Lösung ist nicht automatisch günstiger oder sicherer.
Nutzen Sie schon ChatGPT Business, Enterprise oder Edu? Prüfen Sie ebenso Company Knowledge mit Ihren unterstützten Quellen und deren Berechtigungen. Eine fertige Wissensplattform ist eine weitere Option, wenn Suche und Quellenverwaltung im Mittelpunkt stehen.
Was kostet Copilot fürs Unternehmen?
Geprüft am 9. September 2026, Microsoft-Direktpreise für Deutschland in EUR, jeweils pro Nutzer und Monat, zzgl. MwSt.:
- Microsoft 365 Copilot Business: regulär 18,20 € bei Jahresbindung und jährlicher Zahlung, für bis zu 300 Nutzer. Microsoft zeigt 15,60 € als Aktion für das erste Jahr: buchbar vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026 für bestehende Kunden mit berechtigtem Business-Tarif. Das Monatsabonnement kostet 21,84 €. Business-Preise und Aktionsbedingungen.
- Microsoft 365 Copilot, Enterprise-Angebot: 26,00 € bei Jahresbindung und jährlicher Zahlung. Das ist ein anderes Lizenzangebot als Copilot Business. Enterprise-Preis.
Beide Preise gelten für das Add-on. Das Basisabonnement kommt hinzu. Copilot Business setzt Microsoft 365 Business Basic, Standard, Premium oder Apps for Business voraus. Beim Enterprise-Angebot zählen unter anderem Microsoft 365 E3/E5 und Office 365 E1/E3/E5 zu den berechtigten Plänen. Prüfen Sie vorhandene Pakete vor einem zusätzlichen Kauf. Microsofts Lizenzvoraussetzungen.
Agenten haben eigene Abrechnungsregeln. Bestimmte interne Agentennutzung unter der Identität eines lizenzierten Copilot-Nutzers ist innerhalb von Fair-Use-Grenzen enthalten. Andere Nutzung und unabhängig ausgelöste Abläufe können Copilot Credits verbrauchen. Planen Sie nach Nutzung und Funktionsumfang. Copilot-Studio-Abrechnung.
Vergleichen Sie die Gesamtkosten mit der Zeit, die Ihr Team heute verliert. Der Prozesskosten-Rechner macht den jährlichen Aufwand sichtbar. Mit der Vorlage zum Anbietervergleich prüfen Sie bestehende Tools und eigene Lösungen an denselben Anforderungen.
Drei Dinge muss ein gutes Wissenssystem können
Die richtige Quelle finden. Ihr Team braucht die aktuelle Arbeitsanweisung, nicht irgendein ähnlich klingendes PDF von vor drei Jahren. Ein gutes System verbindet die vorhandenen Ablagen und hält den Suchbestand aktuell. Das Original bleibt die maßgebliche Quelle.
Die Antwort überprüfbar machen. „Laut Handbuch“ hilft wenig. Nützlich ist der Link zum richtigen Abschnitt. Mitarbeiter können die Aussage sofort nachvollziehen und bei wichtigen Entscheidungen selbst nachlesen. Wenn die Unterlagen keine belastbare Antwort enthalten, muss das sichtbar werden.
Berechtigungen respektieren. Wer ein Dokument im Original nicht öffnen darf, soll seine Inhalte auch nicht über die KI erfahren. Deshalb müssen die Zugriffsrechte bereits die Auswahl der Quellen begrenzen. Eine freundliche Antwortoberfläche allein löst diese Aufgabe nicht.
So wird aus Ihren Dokumenten eine Antwort
Das System erschließt Ihre vorhandenen Quellen, etwa SharePoint, ein Wiki oder den Fileserver. Bei einer Frage sucht es die passenden Abschnitte und gibt sie an ein Sprachmodell weiter. Das Modell formuliert daraus die Antwort und verweist auf die Fundstellen. Dieses Verfahren heißt Retrieval-Augmented Generation, kurz RAG.
Ihr Firmenwissen muss dafür nicht in ein Modell eintrainiert werden. Entscheidend sind die Qualität der Quellen, die Suche und der Umgang mit widersprüchlichen oder fehlenden Informationen. Welches Modell im Hintergrund arbeitet, ist ein Teil dieser Lösung.
Testen Sie die Fragen, die heute Zeit kosten
Starten Sie mit einem Bereich und den Fragen, die dort ständig auftauchen. Geben Sie dem System echte Unterlagen und prüfen Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern:
- Findet es die richtige und aktuelle Information?
- Ist die Antwort mit einer konkreten Quelle belegt?
- Bleiben vertrauliche Inhalte für die falschen Nutzer gesperrt?
- Hilft die Antwort, die nächste Aufgabe schneller zu erledigen?
Nehmen Sie auch eine Frage dazu, auf die es in den Unterlagen keine Antwort gibt. Gerade dann zeigt sich, ob das System verlässlich arbeitet.
Hosting, Datenverarbeitung und laufender Betrieb gehören von Anfang an in diese Entscheidung. Wir integrieren passende bestehende Werkzeuge oder entwickeln die nötigen Verbindungen, mit klaren Rollen und kontrollierten Datenflüssen. Mehr zu unseren Lösungen für Wissensmanagement und interne Assistenten.
Vom ersten Workshop zum Wissen im Arbeitsalltag
Bei Kirsch & Drechsler entstand aus Potenzialanalyse und Workshops eine dauerhafte Zusammenarbeit: mit internem Wissensmanagement, einem Website-Chatbot und der gemeinsamen Produktentwicklung CherryGate. Das zeigt, wie aus einzelnen KI-Ideen eine Grundlage wächst, die im Unternehmen weitergenutzt wird. Die Zusammenarbeit mit Kirsch & Drechsler ansehen.
Sie möchten das für Ihr Team einführen? Unser Angebot für interne KI-Assistenten beschreibt Quellenanbindung, Zugriffsrechte, Tests und Einführung.
