Fragebögen per Post und E-Mail, eingetragen in Ihre NOTARIUS-Akte. Wir bauen KI-Software für Notariate und verbinden sie mit NOTARIUS.
Viele Beteiligte nutzen das Mandantenportal, manche schicken den Fragebogen lieber per Post oder antworten per E-Mail. Unsere Software liest diese Antworten, trägt die Angaben in die Akte in NOTARIUS ein und schreibt die Rückfrage, wenn etwas fehlt. Ihr Team prüft und schickt ab.
So kommt Ihr Notariat zu vollständigen Akten
KI-Audit für Ihre Vorbereitung
Wir sehen uns an, auf welchen Wegen Angaben der Beteiligten bei Ihnen ankommen und was NOTARIUS schon erledigt. 500 €, bei Umsetzung voll angerechnet.
Preise und KI-AuditSoftware bauen und anbinden
Wir entwickeln die Software für Ihren Eingang, verbinden sie mit NOTARIUS und übernehmen Hosting und Wartung. Kleine Lösungen ab etwa 2.000 €.
LösungenIhr Team schulen
Ihre Notarfachangestellten lernen an echten Fragebögen, was die Software übernimmt und wo sie selbst entscheiden.
WorkshopsWas die Software übernimmt
Angaben in die Akte übernehmen
Den Papierfragebogen, die Antwort per E-Mail oder die Telefonnotiz liest die Software und trägt Beteiligte, Objekt und Kaufpreis in die Akte in NOTARIUS ein.
Fehlendes nachfragen
Fehlen Steuer-ID, Geburtsdatum oder die Angaben zur Finanzierung, schreibt die Software die Rückfrage an den Beteiligten. Ihr Team schickt sie ab.
Bankpost zuordnen
Grundschuldunterlagen der Käuferbank und Löschungsunterlagen der Verkäuferbank ordnet die Software dem Kaufvertrag zu und legt ihre Auflagen als offene Punkte an.
Anwendungsbeispiel
Vom Papierfragebogen zum Urkundenentwurf
-
01
Der Fragebogen kommt per Post
Ein Ehepaar verkauft sein Reihenhaus und schickt den Fragebogen ausgefüllt per Post zurück, dazu einen Zettel mit zwei zusätzlichen Angaben.
-
02
Die Software trägt ein
Sie liest den Scan, trägt Verkäufer, Grundbuchblatt und Kaufpreis in die Akte in NOTARIUS ein und meldet: Die Steuer-ID der Ehefrau fehlt. Die Rückfrage dazu ist schon geschrieben.
-
03
Der Entwurf entsteht
Ihr Team prüft die Angaben und schickt die Rückfrage ab. Aus Ihren Mustertexten erstellt NOTARIUS den Urkundenentwurf, den Inhalt gestaltet die Notarin.
Die Daten der Beteiligten bleiben, wo Sie es festlegen.
Als Notarin oder Notar sind Sie nach § 18 BNotO zur Verschwiegenheit verpflichtet. Deshalb entscheiden Sie, wo die Software läuft, und wir richten sie genau so ein.
- Wir und alle Mitwirkenden verpflichten uns in Textform zur Verschwiegenheit, wie es § 26a BNotO verlangt.
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO, bevor die Software echte Daten sieht.
- Ihre Daten trainieren keine KI-Modelle, und jeder Zugriff wird protokolliert.
Verbunden mit NOTARIUS
Mandantenportal, Fragenkataloge und die KI NOTARIO nutzen Sie weiter; unsere Software kümmert sich um alles, was am Portal vorbei ankommt. Wo NOTARIUS einen Importweg bietet, tragen wir Angaben und Dokumente direkt in die Akte ein. Sonst übernimmt Ihr Team sie mit einem Klick aus einer Arbeitsliste. Welcher Weg in Ihrem Notariat passt, klären wir im Erstgespräch.
Genannte Produktnamen sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. Die Nennung bedeutet keine Partnerschaft mit den Herstellern und keine Empfehlung durch sie.
Ihr Team übt an echten Antworten der Beteiligten
In der Schulung arbeitet Ihr Team mit Nachrichten, wie sie vor einem Termin ankommen. Mit dem Umschalter sehen Sie, was eine Cloud-KI davon zu sehen bekommt.
„Guten Tag, hier noch die fehlende Angabe: meine Frau Person 5121Ingrid ist am Datum 081512. März 1961 geboren. Außerdem steht im Grundbuch noch eine alte Grundschuld der Volksbank. Können wir den Termin auf die Woche nach Ostern legen? Mit freundlichen Grüßen, Person 5120Werner Haas“
- Ihr Server setzt Platzhalter ein
- Cloud-KI bearbeitet
- Ihr Server setzt die Angaben wieder ein
Welcher Platzhalter zu welcher Person gehört, weiß nur Ihr Server.
- Nachricht kommt an
- Die KI auf Ihrem Server bearbeitet sie vollständig
Nichts verlässt Ihr Notariat.
Die Angabe eintragen
Das Geburtsdatum der Ehefrau in die Akte übernehmen, auch wenn die KI Name und Datum nur als Platzhalter sieht.
Die Grundschuld anlegen
Die alte Grundschuld als offenen Punkt anlegen, damit die Löschungsunterlagen der Volksbank rechtzeitig angefordert werden.
Den Terminwunsch weitergeben
Den Wunsch nach einem späteren Termin an das Sekretariat geben, das ihn mit der Notarin abstimmt.
Fragen zu NOTARIUS
NOTARIUS hat doch schon die KI NOTARIO?
Ja, und die nutzen Sie weiter, ebenso Mandantenportal und Fragenkataloge. Unsere Software übernimmt, was per Post, E-Mail oder Telefon ankommt, und bringt es in dieselbe Akte.
Müssen die Beteiligten etwas ändern?
Nein. Wer das Portal nutzt, nutzt es weiter. Wer lieber schreibt oder anruft, macht das wie bisher.
Was kostet das?
Das Erstgespräch ist kostenlos. Der KI-Audit kostet 500 € und wird bei Umsetzung mit AI Værk voll angerechnet. Kleine Lösungen beginnen bei etwa 2.000 €. Hosting und Betreuung stehen einzeln im Angebot.
Wer setzt das um?
Sie arbeiten direkt mit uns Gründern. Justus begleitet Beratung und Schulung, Elias verantwortet Entwicklung, Anbindung und Betrieb. Gern zusammen mit Ihrem IT-Dienstleister.
Wie viele Fragebögen tippt Ihr Team jede Woche ab?
Erzählen Sie uns im kostenlosen Erstgespräch, wie Angaben der Beteiligten bei Ihnen ankommen. Wir zeigen Ihnen, was die Software davon übernimmt und was es kostet.