Belege aus dem Postfach, sortiert in DATEV Unternehmen online. Wir bauen KI-Software für Steuerkanzleien und verbinden sie mit DATEV Unternehmen online.
Mandanten schicken Rechnungen als Mailanhang, Handyfoto und Sammel-PDF an Ihre Sachbearbeiterin. Unsere Software trennt die Belege, ordnet sie dem richtigen Mandanten zu und legt sie in DATEV Unternehmen online ab. Für Zahlungen ohne Beleg schreibt sie die Rückfrage gleich mit, Ihr Team schickt sie ab.
So kommt Ihre Kanzlei zu sortierten Belegen
KI-Audit für Ihren Belegeingang
Wir sehen uns an, auf welchen Wegen Belege bei Ihnen ankommen und was DATEV schon erledigt. 500 €, bei Umsetzung voll angerechnet.
Preise und KI-AuditSoftware bauen und anbinden
Wir entwickeln die Software für Ihren Belegeingang, verbinden sie mit DATEV Unternehmen online und übernehmen Hosting und Wartung. Kleine Lösungen ab etwa 2.000 €.
LösungenIhr Team schulen
Ihre Sachbearbeitung lernt an echter Mandantenpost, was die Software übernimmt und wo sie selbst entscheidet.
WorkshopsWas die Software übernimmt
Belege trennen und zuordnen
Ein Sammel-PDF mit neun Rechnungen wird zu neun Belegen. Jeder landet beim richtigen Mandanten in DATEV Unternehmen online, als Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung oder Kassenbeleg.
Zahlungen ohne Beleg finden
Die Software gleicht die Kontoumsätze mit den Belegen ab und listet, wozu noch eine Rechnung fehlt. Ihr Team fragt einmal gebündelt statt dreimal einzeln.
Wiederkehrende Belege erinnern
Miete, Leasing und Telefon kommen jeden Monat. Fehlt einer, schreibt die Software dem Mandanten eine kurze Erinnerung.
Anwendungsbeispiel
Vom Monatspostfach zur vollständigen Buchhaltung
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01
Post sortieren
Ein Malerbetrieb schickt für September zwölf E-Mails und einen Scan mit neun Rechnungen. Die Software erkennt 23 Belege und legt sie beim Mandanten in DATEV Unternehmen online ab.
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02
Lücken melden
Sie gleicht die Belege mit den Kontoumsätzen ab: Zu einer Tankquittung, einem Baumarkteinkauf und der Leasingrate fehlt der Beleg.
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03
Nachfragen und ergänzen
Die Software schreibt eine Mail mit den drei Zahlungen, Ihr Team schickt sie ab. Die Fotos, die der Mandant zurückschickt, hängt sie an die passende Zahlung. Die Buchungsvorschläge aus DATEV prüft Ihr Team wie gewohnt.
Die Belege Ihrer Mandanten bleiben, wo Sie es festlegen.
Sie entscheiden, wo die Software läuft, und wir richten sie genau so ein.
- Wir und alle Beteiligten verpflichten uns schriftlich zur Verschwiegenheit, wie es § 62a StBerG verlangt.
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO, bevor die Software echte Belege sieht.
- Belege trainieren keine KI-Modelle, und jeder Zugriff wird protokolliert.
Verbunden mit Ihren DATEV-Programmen
Belege übergeben wir auf den Wegen, die DATEV dafür vorsieht, etwa per DATEV Upload Mail oder über die DATEV-Datenservices. Welcher Weg in Ihrer Kanzlei passt, klären wir im Erstgespräch. Die KI-Buchungsvorschläge des DATEV Automatisierungsservice Rechnungen nutzen Sie weiter; unsere Software sorgt dafür, dass die Belege vollständig ankommen.
Genannte Produktnamen sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. Die Nennung bedeutet keine Partnerschaft mit den Herstellern und keine Empfehlung durch sie.
Ihr Team übt an echter Mandantenpost
In der Schulung arbeitet Ihr Team mit Nachrichten, wie sie jeden Monat ankommen. Mit dem Umschalter sehen Sie, was eine Cloud-KI davon zu sehen bekommt.
„Hallo Frau Brandt, anbei der Scan mit vier Rechnungen und das Foto vom Tankbeleg, den Sie vermisst haben. Darf ich den Firmenwagen eigentlich auch privat fahren? Gruß, Person 2184Kai Petersen“
- Ihr Server setzt Platzhalter ein
- Cloud-KI bearbeitet
- Ihr Server setzt die Namen wieder ein
Welcher Platzhalter zu welchem Mandanten gehört, weiß nur Ihr Server.
- Nachricht kommt an
- Die KI auf Ihrem Server bearbeitet sie vollständig
Nichts verlässt Ihre Kanzlei.
Den Sammelscan trennen
Prüfen, ob die Software aus dem Scan wirklich vier einzelne Rechnungen gemacht hat.
Die Zahlung zuordnen
Den nachgereichten Tankbeleg an die richtige Zahlung vom 14. September hängen.
Die Fachfrage erkennen
Die Frage zum Firmenwagen an die zuständige Steuerberaterin geben.
Fragen zu DATEV Unternehmen online
Macht DATEV das nicht schon selbst?
DATEV erzeugt aus vorhandenen Belegen Buchungsvorschläge, und die nutzen Sie weiter. Unsere Software kümmert sich um den Schritt davor: Belege aus Postfächern und Sammelscans holen, dem Mandanten zuordnen und fehlende nachfragen.
Müssen unsere Mandanten etwas ändern?
Nein. Sie schicken ihre Belege weiter so, wie sie es gewohnt sind. Wer schon selbst in DATEV Unternehmen online hochlädt, macht das einfach weiter.
Was kostet das?
Das Erstgespräch ist kostenlos. Der KI-Audit kostet 500 € und wird bei Umsetzung mit AI Værk voll angerechnet. Kleine Lösungen beginnen bei etwa 2.000 €. Hosting und Betreuung stehen einzeln im Angebot.
Wer setzt das um?
Sie arbeiten direkt mit uns Gründern. Justus begleitet Beratung und Schulung, Elias verantwortet Entwicklung, Anbindung und Betrieb. Gern zusammen mit Ihrem IT-Dienstleister.
Wie viele Belege fehlen Ihnen jeden Monat?
Erzählen Sie uns im kostenlosen Erstgespräch, wie Belege bei Ihnen ankommen. Wir zeigen Ihnen, was die Software davon übernimmt und was es kostet.