Den Stand eines Vorgangs verstehen, ohne jede Nachricht neu zu lesen. KI-Beratung und passende Ergänzungen für DATEV DMS.
Ihre Kanzlei hat die Unterlagen abgelegt. Trotzdem muss jemand den Schriftwechsel lesen, um eine Statusfrage zu beantworten. Wir bereiten den Verlauf mit Quellen auf und machen offene Punkte sichtbar. Ihr Team prüft die Originale und entscheidet, welche Antwort der Mandant erhält.
Suchen und den Zusammenhang verstehen
DATEV DMS bleibt Ihre Dokumentenablage.
DATEV DMS bietet Dokumentenorganisation und Volltextsuche mit OCR. Auch erkannte Mandanten- und Datumsangaben können bei der Ablage vorgeschlagen werden. Eine zusätzliche KI-Suche muss mehr leisten als eine zweite Trefferliste.
Vorhandene Dokumente, Suche und Ablage nutzen.
Originale und Volltext
Die abgelegten Unterlagen bleiben der nachvollziehbare Ausgangspunkt.
Fragen zum Verlauf
Wir bereiten den Zusammenhang aus mehreren zugänglichen Nachrichten auf.
Wir setzen bei Fragen an, für die mehrere Dokumente zusammen gelesen werden müssen. Ob die benötigten Inhalte über einen freigegebenen Datenweg zugänglich sind und wie Mandatsrechte erhalten bleiben, klären wir vor der Umsetzung mit Ihrer IT.
Anwendungsbeispiel
Eine Statusfrage mit dem aktuellen Schriftwechsel beantworten
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Den Vorgang eingrenzen
Ein Mandant fragt, welche Unterlage noch benötigt wird. Die Mitarbeiterin wählt den passenden Vorgang. Der Assistent sucht nur in den Unterlagen, für die sie berechtigt ist.
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Den Verlauf zusammenstellen
Im fiktiven Beispiel fordert die Nachricht vom 3. Januar den Kontoauszug für Dezember und die Inventurliste an. Am 5. Januar wird der Eingang der Inventurliste bestätigt. Der Assistent zeigt beide Nachrichten mit Fundstelle und bereitet den noch offenen Punkt vor. Eine fehlende Bestätigung bleibt als ungeklärter Stand erkennbar.
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Die Antwort am Original prüfen
Die Mitarbeiterin kontrolliert die relevanten Stellen und ergänzt Informationen, die noch nicht dokumentiert sind. Danach gibt sie die Antwort frei. Fachliche Bewertung und Fristenkontrolle bleiben bei der Kanzlei.
Der aktuelle Stand braucht einen Beleg
Die neueste Datei ist nicht automatisch die ganze Antwort.
Wir entwickeln die Suche anhand Ihrer tatsächlichen Fragen und Dokumentarten. Dabei testen wir auch widersprüchliche Angaben, verspätet abgelegte Nachrichten und fehlende Unterlagen.
Die Antwort muss zeigen, worauf sie sich stützt. Wenn der Verlauf keine klare Aussage hergibt, soll Ihr Team die offene Frage sehen und gezielt weiterprüfen können.
- Erste NachrichtDezember-Kontoauszug und Inventurliste angefordert
Die Nachricht vom 3. Januar nennt beide Dokumente.
- Spätere RückmeldungDer Eingang der Inventurliste ist bestätigt.
Die Rückmeldung vom 5. Januar nennt diesen Punkt.
- Geprüfte ZusammenfassungDer Stand zum Kontoauszug ist noch offen.
Beide Aussagen mit ihrer Fundstelle zusammenführen.
Die Antwort muss stimmen und schneller auffindbar sein.
Wir vergleichen die Arbeitszeit von der Frage zum Vorgangsstand bis zur am Original geprüften Antwort mit der bisherigen Bearbeitung. Die Suche und die Kontrolle der Originale gehören dazu.
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Richtiger Vorgang, richtige Rechte
Eine hilfreiche Antwort aus dem falschen Mandat ist ein Fehler. Wir prüfen die Abgrenzung der zugänglichen Unterlagen.
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Spätere Änderungen berücksichtigen
Der Test enthält Fälle, in denen eine neuere Nachricht eine frühere Aussage ergänzt oder überholt.
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Unklare Fälle offenlassen
Fehlt eine verlässliche Quelle, darf die Zusammenfassung keine vollständige Klärung vorspiegeln. Ihr Team prüft, ob dieser Hinweis praktisch weiterhilft.
Quellen prüfen gehört zum Arbeitsablauf
Ihr Team übt an einem kurzen Schriftwechsel.
Wir zeigen, wie eine nachvollziehbare Antwort entsteht und wo Ihre Mitarbeitenden weiterprüfen müssen.
„Die Anforderung vom 3. Januar nennt Kontoauszug und Inventurliste. Am 5. Januar wird nur die Inventurliste bestätigt. Was ist zum Dezember-Kontoauszug dokumentiert?“
Die Anforderung lesen
Nachsehen, welche Unterlagen tatsächlich angefordert wurden.
Die Bestätigung zuordnen
Prüfen, auf welchen Punkt sich die spätere Nachricht bezieht.
Den Stand formulieren
Nur den belegten offenen Punkt nennen und ungeklärte Informationen sichtbar lassen.
Fragen zu KI mit DATEV DMS
DATEV DMS hat bereits eine Volltextsuche. Wozu eine Ergänzung?
Für das Finden eines bekannten Dokuments kann die vorhandene Suche ausreichen. Wir prüfen Fragen, bei denen mehrere Unterlagen verglichen oder ein Verlauf zusammengefasst werden muss. Nur wenn die Ergänzung dabei hilft, empfehlen wir die Umsetzung.
Müssen unsere Dokumente in eine neue Ablage umziehen?
Wir beginnen mit DATEV DMS als vorhandener Ablage. Ob für eine zusätzliche Suche ein eigener Index benötigt wird und welche Inhalte dort verarbeitet werden dürfen, klären wir für Ihre Umgebung. Ein zweites führendes Dokumentenarchiv ist nicht das Ziel.
Wie verhindern Sie Antworten aus anderen Mandaten?
Wir richten den Zugriff nach den vereinbarten Mandats- und Nutzerrechten ein und prüfen diese Abgrenzung im Test. Welcher technische Datenweg diese Rechte zuverlässig abbildet, klären wir vor der Einführung.
Wer hält die Lösung aktuell?
Ihre Kanzlei arbeitet weiter mit ihren Dokumenten. Wir vereinbaren, wie neue oder geänderte Inhalte in die Suche gelangen, wer Störungen bearbeitet und welche Wartung wir übernehmen. Ihr Team wird für den täglichen Umgang geschult.
Welche Frage führt Sie immer wieder durch mehrere Dokumente?
Beschreiben Sie uns im kostenlosen Erstgespräch einen typischen Vorgang. Wir besprechen, ob die vorhandene Suche ausreicht oder eine Ergänzung sinnvoll ist. Mandatsunterlagen brauchen wir dafür zunächst nicht.