Fördermittel für KI: Aus einer guten Idee ein finanzierbares Projekt machen

Von der betrieblichen Aufgabe zum klaren Projektumfang, mit einem Budget, das Beratung, Umsetzung und Einführung zusammenbringt.

Fördermittel können den Einstieg in ein KI-Projekt erleichtern. Die Investition muss trotzdem zum Betrieb passen. Wir würden ein Vorhaben nicht größer machen, nur weil sich zusätzliche Ausgaben bezuschussen lassen. Entscheidend ist, welche Arbeit danach besser erledigt wird und was Sie dafür dauerhaft betreiben wollen.

Am Anfang braucht es deshalb eine konkrete Aufgabe. Vielleicht möchten Sie Angebote schneller vorbereiten, Wissen aus Projektakten zugänglich machen oder Angaben aus eingehenden Dokumenten übernehmen. Sobald der erste Einsatz klar ist, lassen sich Leistungen und Kosten beschreiben. Mit diesem Plan können Sie prüfen, welche Finanzierung zu Ihrem Vorhaben passt.

Erst den Engpass verstehen

„Wir möchten KI einsetzen“ reicht für eine Investitionsentscheidung kaum aus. Beschreiben Sie, wo die Arbeit heute hängen bleibt: Wer wartet auf welche Informationen? Was wird mehrfach übertragen? Welche Rückfragen wiederholen sich? Und woran würde Ihr Team merken, dass der neue Ablauf hilft?

Nehmen wir einen fiktiven Handwerksbetrieb. Für ein Angebot sammelt das Büro Angaben aus einer E-Mail, Fotos vom Ortstermin und Notizen des Meisters. Fehlt eine Information, beginnt die nächste Rückfragerunde. Die Idee für KI lautet hier: Die vorhandenen Angaben zu einem Vorgang zusammenführen, offene Punkte sichtbar machen und einen Angebotsentwurf auf Basis der betrieblichen Vorlagen vorbereiten. Über Leistungen und Preise entscheidet weiterhin der zuständige Mitarbeiter.

Damit ist schon viel gewonnen. Sie können zeigen, welcher Teil der Arbeit verändert werden soll. Das macht Gespräche mit Ihrem Team, einem Umsetzungspartner und der Förderstelle wesentlich konkreter.

Einen ersten Einsatz wählen, den Sie tatsächlich in Betrieb nehmen können

Für den Handwerksbetrieb könnte der erste Auftrag auf eine wiederkehrende Art von Anfrage begrenzt sein. Dazu kommen eine freigegebene Angebotsvorlage, die benötigten Datenquellen und ein klarer Weg zur Prüfung durch das Büro. Weitere Angebotsarten können folgen, sobald der erste Ablauf verlässlich funktioniert.

Diese Begrenzung hilft beim Kalkulieren. Es ist ein Unterschied, ob vorhandene Informationen in einem System genutzt werden können oder ob E-Mail, Dokumentenablage und Handwerkersoftware verbunden werden müssen. Auch die Vorbereitung der Unterlagen, Rechte, Tests und die Einführung im Team brauchen Zeit. Das gehört zum Projektumfang.

Halten Sie den ersten Einsatz auf einer Seite fest: die heutige Aufgabe, das gewünschte Ergebnis, die beteiligten Systeme und Daten, die Verantwortung im Betrieb und die Fälle, mit denen Sie die Lösung abnehmen. Daraus lässt sich eine Leistung beschreiben, die ein Anbieter anbieten und Ihr Team beurteilen kann.

Beratung, Umsetzung und Schulung gemeinsam kalkulieren

Ein brauchbares Budget zeigt, wie die Lösung in den Alltag kommt. Zur Beratung gehören die Untersuchung des Ablaufs und die Auswahl eines sinnvollen Ansatzes. Die Umsetzung umfasst Einrichtung oder Entwicklung, Verbindungen zu vorhandenen Systemen und Tests. Bei der Einführung lernt das Team, mit dem neuen Ablauf zu arbeiten und schwierige Fälle zu erkennen.

Klären Sie diese Arbeiten zusammen, auch wenn sie später getrennt beauftragt werden. Eine Anwendung hat wenig Wert, wenn die nötigen Unterlagen fehlen oder niemand ihre Ergebnisse beurteilen kann. Umgekehrt muss nicht jedes Vorhaben eine eigene Softwareentwicklung werden. Prüfen Sie zuerst, was Ihre vorhandenen Werkzeuge bereits leisten.

Weisen Sie die laufenden Kosten separat aus. Hosting, Modellnutzung, Wartung und Betreuung beeinflussen die Investitionsentscheidung auch nach dem Projekt. Förderfähige Ausgaben und die tatsächlichen Gesamtkosten können unterschiedlich ausfallen.

Zuschuss, Kredit oder eigene Mittel?

Ein Zuschuss kann Ihren Eigenanteil an einem geeigneten Vorhaben senken. Ob er passt, hängt vom Programm, Ihrem Unternehmen und dem konkreten Projekt ab. Landesprogramme können verschiedene Arbeiten verbinden: Die WTSH beschreibt beim DKU-Programm Beratung, Umsetzung und die damit verbundene Qualifizierung. Das macht die Aufteilung Ihres Vorhabens in nachvollziehbare Leistungen besonders wichtig.

Ein Förderkredit bleibt eine Finanzierung, die Sie zurückzahlen. Der ERP-Förderkredit Digitalisierung der KfW umfasst auch KI-Vorhaben und wird über einen Finanzierungspartner beantragt. Für bestimmte Vorhaben ist ein ergänzender Zuschuss vorgesehen. Kredit und Zuschuss sind deshalb getrennt zu betrachten.

Eigene Mittel können für einen kleinen, klar begrenzten Einstieg sinnvoll sein. Stellen Sie den Aufwand für Antrag und Abstimmung, die zeitliche Planung und den möglichen Fördervorteil dem Projekt gegenüber. Eine Förderung muss nicht der erste Schritt für jede KI-Idee sein.

Behalten Sie dabei die Liquidität im Blick. Bei BIG-Digital in Brandenburg erfolgt die Auszahlung nach Prüfung des Verwendungsnachweises. Ein bewilligter Zuschuss ersetzt dort nicht die Planung, wie Sie die Umsetzung zunächst bezahlen.

Die Förderung klären, bevor Sie bestellen

Besprechen Sie den Projektplan früh mit der zuständigen Förderstelle oder Ihrem Finanzierungspartner. Sie können dann anhand eines konkreten Vorhabens klären, welche Arbeiten infrage kommen, welche Unterlagen fehlen und wann Sie beauftragen dürfen.

Der Zeitpunkt ist wichtig: Beim DKU-Programm nennt die WTSH bereits einen abgeschlossenen Lieferungs- oder Leistungsvertrag als Projektstart; begonnene Vorhaben sind ausgeschlossen. Bei BIG-Digital erlaubt die ILB den Beginn nach der digitalen Antragseingangsbestätigung auf eigenes Risiko. Diese Bestätigung ist noch keine Förderzusage. Die Regeln unterscheiden sich also zwischen den Programmen.

Unsere Beiträge zur KI-Förderung in Schleswig-Holstein und zur KI-Förderung in Brandenburg erklären die jeweiligen Landesprogramme genauer. Dieser Projektplan gibt Ihnen die Grundlage, um dort die passenden Fragen zu stellen.

Mit einem klaren Projekt in das erste Gespräch

Sie müssen vor dem ersten Gespräch weder ein KI-Modell auswählen noch ein vollständiges Lastenheft schreiben. Bringen Sie die Aufgabe mit, die Sie verbessern möchten, die beteiligten Systeme und einige anonymisierte Beispiele aus dem Arbeitsalltag. Sagen Sie auch, welcher finanzielle Rahmen und welcher Zeitplan für Ihren Betrieb sinnvoll wären.

Als 360°-Partner klären wir mit Ihnen den Ablauf, wählen einen passenden technischen Ansatz und beschreiben einen umsetzbaren Umfang. Dazu gehören Einführung und Betrieb ebenso wie die eigentliche Anwendung. Unsere KI-Prozessautomatisierung zeigt, wie wir diese Arbeit verbinden.

Im kostenfreien Erstgespräch lässt sich daraus ein nächster Schritt bestimmen: eine gezielte Prüfung, ein klar kalkulierbares erstes Vorhaben oder die Entscheidung, eine Idee vorerst zurückzustellen. Die Förderfrage klären Sie auf dieser Grundlage mit der jeweiligen Förderstelle. KI-Vorhaben besprechen.