Die Buchhaltung soll die Unterlagen bekommen, die sie braucht. KI und Automatisierung rund um DATEV Unternehmen online.
Eine Rechnung ist hochgeladen, doch die Erklärung zur Ausgabe fehlt. Oder ein Beleg wird trotz Nachfrage noch einmal geschickt. Wir ordnen mit Ihnen den Belegeingang und bereiten gezielte Rückfragen vor. Ihr Team verbringt weniger Zeit mit dem Zusammensuchen und Weiterreichen von Unterlagen.
Die bestehende Lösung nutzen
DATEV übernimmt bereits wichtige Schritte.
DATEV Unternehmen online unterstützt den Austausch und die Bearbeitung digitaler Belege zwischen Unternehmen und Kanzlei. Der DATEV Automatisierungsservice Rechnungen kann mit KI Buchungsvorschläge erzeugen. Wir prüfen zuerst, welche dieser Funktionen Sie nutzen und wo daneben noch Rückfragen offen bleiben.
Unternehmen online
Belege und Daten zwischen Unternehmen und Kanzlei austauschen.
Belege und Buchungsvorschläge
Die passenden DATEV-Funktionen einsetzen, bevor eine neue Anwendung entsteht.
Offene Rückfragen
Wir helfen bei den Angaben, die Ihr Team noch außerhalb der Belegverarbeitung klären muss.
Unsere Arbeit setzt beispielsweise vor der Übergabe an: Belege einsammeln, mit einer vereinbarten Liste vergleichen und fehlende Angaben nachfragen. Für eine technische Verbindung prüfen wir den passenden Datenservice und Ihre Berechtigungen. Die fachliche Buchungsentscheidung bleibt bei Ihrer Buchhaltung oder Kanzlei.
Anwendungsbeispiel
Eine fehlende Unterlage konkret nachfordern
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01
Festlegen, was erwartet wird
Unternehmen und Kanzlei vereinbaren für einen Zeitraum eine Liste benötigter Unterlagen. Diese Liste bildet den Maßstab. Aus dem vorhandenen Posteingang allein lässt sich nicht zuverlässig erkennen, was fehlt.
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02
Eingang und Liste abgleichen
Die Anwendung ordnet die bereitgestellten Unterlagen zu. Im fiktiven Beispiel liegt die Rechnung für Büromaterial zweimal vor. Der ausdrücklich angeforderte Zahlungsbeleg zu dieser Rechnung fehlt noch. Die doppelte Rechnung erfüllt diesen offenen Punkt nicht.
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03
Die passende Rückfrage vorbereiten
Der Entwurf fordert den Zahlungsbeleg zur bezeichneten Rechnung an. Ihr Team prüft ihn und gibt den Versand frei. Sobald die Antwort eingeht, wird der offene Punkt über den vereinbarten Arbeitsweg aktualisiert.
Eine gezielte Rückfrage statt der nächsten Sammelmail
Ihr Mandant soll wissen, was noch fehlt.
Wir bauen den Ablauf mit den Personen auf, die die Belege anfordern und bearbeiten. Dabei klären wir auch, wer eine Rückfrage beantwortet und wann der Vorgang als vollständig gilt.
Im Angebot steht, welche Schritte wir einrichten, welche vorhandenen DATEV-Funktionen zum Einsatz kommen und ob eine zusätzliche Anwendung gebraucht wird. Wir begleiten die Einführung und schulen beide Seiten des Ablaufs.
- ErhaltenDie Rechnung für Büromaterial liegt vor.
Eine zweite Kopie ist ebenfalls eingegangen.
- ErwartetDer angeforderte Zahlungsbeleg fehlt.
Er ist in der Unterlagenliste für den Zeitraum benannt.
- VorbereitetDen Zahlungsbeleg zu dieser Rechnung anfordern
Ihr Team prüft die Rückfrage vor dem Versand.
Spart der Ablauf Rückfragen und Nacharbeit?
Wir vergleichen die bisherige Bearbeitung mit dem neuen Ablauf an einer überschaubaren Auswahl von Unterlagen.
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Vollständigkeit richtig erkennen
Wir prüfen fehlende, doppelte und falsch zugeordnete Dateien. Auch eine unklare Zuordnung muss sichtbar bleiben.
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Rückfragen verständlich formulieren
Ein Empfänger muss erkennen, welche Unterlage gebraucht wird. Ihr Team beurteilt, wie viel am Entwurf noch zu ändern ist.
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Aufwand bis zur Klärung vergleichen
Wir vergleichen die Arbeitszeit vom ersten Unterlagenabgleich bis zur geprüften vollständigen Übergabe, einschließlich Kontrolle und Bearbeitung weiterer Nachfragen. Erst danach entscheiden wir gemeinsam über die Einführung.
Unternehmen und Kanzlei einbeziehen
Ihr Team übt an einem konkreten Belegfall.
Wir zeigen, wie die erwarteten Unterlagen festgelegt, Vorschläge kontrolliert und Rückmeldungen bearbeitet werden.
„Für September liegt die Rechnung für Büromaterial zweimal vor. Der dazu angeforderte Zahlungsbeleg fehlt.“
Die Erwartung prüfen
Die aktuelle Unterlagenliste und den richtigen Zeitraum als Grundlage wählen.
Doppelte Dateien erkennen
Am Original prüfen, ob zwei Dateien wirklich dieselbe Rechnung enthalten.
Gezielt nachfragen
Den fehlenden Zahlungsbeleg mit Bezug zur Rechnung verständlich anfordern und den Entwurf freigeben.
Fragen zur Umsetzung
Ersetzt Ihre Lösung DATEV Unternehmen online?
Wir arbeiten mit Ihrer bestehenden Umgebung. Wenn DATEV eine Aufgabe bereits passend abdeckt, richten wir den Ablauf darauf aus. Eigene Software entwickeln wir für die verbleibende Arbeit.
Sind Buchungsvorschläge schon eine Funktion von DATEV?
Ja. DATEV bietet dafür unter anderem den Automatisierungsservice Rechnungen an. Wir prüfen vorhandene Funktionen und deren Voraussetzungen, bevor wir eine Ergänzung empfehlen.
Können Sie Daten automatisch nach DATEV übertragen?
DATEV bietet Datenservices für bestimmte Übertragungsaufgaben. Wir prüfen, welcher Dienst zu Ihrer Ausgangssoftware und Aufgabe passt und welche Freischaltungen nötig sind. Eine konkrete Übertragung sagen wir erst nach dieser Prüfung zu.
Geht das auch ohne vollständige Unterlagenliste?
Dann erarbeiten wir zunächst mit Ihnen, welche Unterlagen regelmäßig erwartet werden. Für Einzelfälle kann Ihr Team die Erwartung ergänzen. Eine KI kann aus einer Sammlung allein keine verlässliche Vollständigkeit ableiten.
Welche Rückfrage bleibt bei Ihnen regelmäßig offen?
Beschreiben Sie uns den Weg vom Belegeingang bis zur Buchhaltung. Im kostenlosen Erstgespräch besprechen wir, wo wir die Zusammenarbeit vereinfachen können.