Aus dem erkannten Diktat einen Kanzleientwurf mit den richtigen Anlagen machen. KI-Beratung und Umsetzung für DictaNet.
Wir verbessern mit Kanzleien den Schritt nach der DictaNet-Spracherkennung: Diktat, Aktenkennung, Vorlage und Anlagen für den Schreibdienst zusammenbringen. Wir richten die benötigte Aufbereitung ein und schulen Diktierende sowie Assistenz an denselben Beispielen.
Vorhandene Funktionen nutzen
Was DictaNet bereits übernimmt und was wir ergänzen
DictaNet bietet bereits digitales Diktat, mobile Erfassung und Spracherkennung für den juristischen Bereich. Diese Erkennung nutzen wir zuerst. Der zusätzliche Ablauf beginnt beim erkannten Text und der Vorbereitung des zu prüfenden Kanzleischreibens.
Diktat und Spracherkennung bleiben im Kanzleiwerkzeug
Erkannter Auftrag
Das diktierte Datum bestimmt die angeforderte Anlage, nicht das neueste Dateidatum.
Schreibdienst
Die Assistenz kontrolliert Vorlage und gewählte Anlage und sieht den zusätzlich vorhandenen Versionsstand.
Für den Einstieg arbeiten wir mit fiktiven Diktaten und freigegebenen Vorlagen. Die Übernahme aus Ihrer tatsächlichen DictaNet-Umgebung und Zugriffsrechte auf Akten prüfen wir mit Ihrer Kanzlei-IT.
Fiktives Anwendungsbeispiel
Aus dem erkannten Diktat einen Kanzleientwurf mit den richtigen Anlagen machen
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Die konkrete Ausgangslage
Im Diktat zur Akte A-18 heißt es: Die Vertragsfassung vom 4. Mai beifügen. Im bereitgestellten Anlagenordner liegen Fassungen vom 4. und 11. Mai.
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Was die eingerichtete Aufgabe liefert
Der Entwurf nennt die ausdrücklich diktierte Fassung vom 4. Mai und zeigt die zweite Datei als abweichenden Stand zur Kontrolle. Er ersetzt die Anlage nicht selbstständig durch die neuere Datei.
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Wer das Ergebnis weiterbearbeitet
Die Assistenz vergleicht Diktat und Anlage. Die verantwortliche Juristin prüft Inhalt, Empfänger und Anlagen und gibt das Schreiben frei.
Den Nutzen an diesem Fall prüfen
Wir vergleichen die Zeit bis zum geprüften Kanzleientwurf mit Anlagen mit Ihrem bisherigen Ablauf. Das Lesen der Originalquellen, Rückfragen und Kontrolle zählen vollständig dazu.
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Den bekannten Stand erhalten
Ein neueres Dateidatum darf den ausdrücklich diktierten Anlagenstand nicht ersetzen.
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Den Ausnahmefall erkennen
Eine ähnlich benannte Anlage aus einer anderen Akte muss ausgeschlossen werden.
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Die Weiterbearbeitung testen
Die Kontrolle umfasst auch den erkannten Text; eine fehlerhafte Spracherkennung darf nicht ungeprüft weiterlaufen.
Mit Ihrem Team üben
Das Ergebnis gemeinsam am Original prüfen
Diktierende und Assistenz vergleichen erkannten Text und Anlagen. Gemeinsam prüfen sie, ob der Entwurf genau den diktierten Stand enthält.
„Akte A-18. Vertragsfassung vom 4. Mai beifügen. im Ordner liegt auch eine Fassung vom 11. Mai.“
Die Akte bestimmen
Den erkannten Text und die Dateien der richtigen Aktenkennung zuordnen.
Die diktierte Anlage wählen
Das ausdrücklich genannte Datum am Originaldiktat kontrollieren.
Den anderen Stand zeigen
Die zusätzliche Fassung als abweichenden Stand kennzeichnen. Die ausdrücklich diktierte Anlage vom 4. Mai bleibt ausgewählt.
Fragen vor dem Einstieg
Bauen Sie eine neue Spracherkennung?
Wir verwenden die vorhandene DictaNet-Erkennung. Unser Beispiel ergänzt die Vorbereitung von Vorlage und Anlagen nach dem Diktat.
Was brauchen wir für das erste Gespräch?
Beschreiben Sie die Aufgabe, Ihre eingesetzte Version und den bisherigen Arbeitsweg. Vertrauliche Originalunterlagen brauchen wir für das kostenlose Erstgespräch nicht.
Wer richtet den Ablauf ein und begleitet unser Team?
Sie arbeiten direkt mit uns Gründern. Justus begleitet Beratung und Schulung; Elias verantwortet Entwicklung und Betrieb. Den Umfang, Lizenzen und laufende Betreuung nennen wir im Angebot.
Welche Anlage muss Ihr Schreibdienst nach dem Diktat suchen?
Beschreiben Sie uns im kostenlosen Erstgespräch den Vorgang und Ihre vorhandenen Werkzeuge. Wir besprechen den konkreten Einstieg, die Einrichtung und den Aufwand.