Nachgereichte Anlagen mit dem richtigen Aktenvorgang vorbereiten. KI-Beratung und Umsetzung für DATEV Anwalt classic.
Wir helfen Ihrem Sekretariat, freie Nachrichten und ausdrücklich erwähnte Anlagen für den richtigen Vorgang vorzubereiten. Der Entwurf zeigt sichere Aktenreferenzen und fehlende Dateien. Wir richten die Vorbereitung ein und testen sie mit Ihrer Kanzlei.
Ihre vorhandene Software
DATEV Anwalt classic als Ausgangspunkt
DATEV Anwalt classic bietet Akten- und Adressverwaltung, Fristen und Termine, Posteingang sowie digitale Dokumentenablage mit Suche. Diese vorhandenen Kanzleifunktionen nutzen wir zuerst.
Akten, Posteingang und Dokumentablage werden bereits in Anwalt classic geführt.
Vorhandene Funktionen zuerst
Aktenführung und Fristenkontrolle bleiben im bestehenden Kanzleiverfahren. Unser Beispiel klärt den Eingang einer Mandantennachricht vor der fachlichen Bearbeitung. Die Zuordnung wird nur anhand eindeutiger bereitgestellter Referenzen vorgeschlagen.
Unser Auftrag mit Ihrem Team
Wir bestimmen mit dem Sekretariat die nötigen Aktenreferenzen und richten die Prüfung ausdrücklich erwähnter Anlagen vor der fachlichen Bearbeitung ein.
Fiktives Anwendungsbeispiel
Nachgereichte Anlagen mit dem richtigen Aktenvorgang vorbereiten.
Im fiktiven Vorgang A-27 schreibt ein Mandant: Die unterschriebene Vereinbarung sende ich als Anlage. Die Mail nennt A-27, enthält aber keine Datei.
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Nachricht und Aktenbezug lesen
Die Vorbereitung nennt A-27 aus der Nachricht und zeigt die ausdrücklich angekündigte unterschriebene Vereinbarung.
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Die fehlende Anlage erkennen
Sie prüft die tatsächlich bereitgestellten Anhänge. Die Vereinbarung liegt nicht vor; ihr Inhalt wird nicht aus früheren Entwürfen ersetzt.
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Die Rückfrage vorbereiten
Das Sekretariat prüft Aktenbezug und Anhangliste und fragt die Datei nach. Die nachgereichte Vereinbarung wird im vorhandenen Verfahren übernommen und fachlich geprüft.
So prüfen wir den Ablauf mit Ihrem Team
Die Vorbereitung muss Ankündigung und tatsächlichen Eingang auseinanderhalten. Wir testen auch anders benannte Dateien und unklare Aktenreferenzen.
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Aktenreferenzen kontrollieren
Wir testen ähnliche Aktenzeichen und Mails ohne eindeutige Referenz.
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Ankündigung und Eingang trennen
Ein angekündigter Anhang darf nicht als bereits eingegangener unterschriebener Nachweis erscheinen.
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Bis zum vollständigen Eingang
Wir vergleichen die Arbeitszeit vom Lesen der Mandantenmail bis zur geprüften Übernahme der nachgereichten Vereinbarung. Rückfragen und Korrekturen gehören dazu.
Gemeinsam im Workshop
Den Beispielfall selbst prüfen
Das Sekretariat übt, die angekündigte Anlage aus der Mail zu bestimmen und ihr Fehlen anhand der tatsächlichen Anhangliste nachzuweisen.
„die Mail nennt Aktenreferenz A-27; eine unterschriebene Vereinbarung wird als Anlage angekündigt; die Mail enthält keine Datei.“
Den Aktenbezug prüfen
Die bereitgestellte Aktenreferenz mit der Nachricht vergleichen.
Die erwartete Anlage bestimmen
Den ausdrücklich angekündigten Dokumenttyp aus der Mail lesen.
Die Datei nachfragen
Das Fehlen anhand der tatsächlichen Anhänge bestätigen und eine konkrete Rückfrage schreiben.
Fragen zur Zusammenarbeit
Ersetzen Sie die digitale Dokumentenablage?
Anwalt classic bietet Ablage und Suche bereits. Wir ergänzen die Klärung unvollständiger Eingänge davor.
Berechnet die KI Fristen?
Das Beispiel bereitet Nachrichten und Anlagen vor. Die bestehende Fristenkontrolle der Kanzlei wird davon getrennt behandelt.
Wer prüft die nachgereichte Vereinbarung?
Sekretariat und zuständige juristische Mitarbeitende prüfen Zuordnung, Fassung und Inhalt nach dem vorhandenen Kanzleiverfahren.
Nachgereichte Anlagen mit dem richtigen Aktenvorgang vorbereiten.
Zeigen Sie uns einen typischen Fall im kostenlosen Erstgespräch. Wir besprechen die vorhandenen Funktionen und einen konkreten ersten Auftrag für Ihr Team.