Ein Belegungsplan, den alle sehen. Hallenbelegung für Vereine ohne Doppelbuchung und E-Mail-Pingpong.
Montag Kinderturnen, Dienstag Volleyball, am Samstag das Vereinsheim für die Jubiläumsfeier: Die Hallenbelegung für Vereine liegt oft als Excel-Datei bei einer einzigen Person. Wer eine Zeit tauschen will, schreibt und wartet. Doppelbuchungen fallen erst auf, wenn zwei Gruppen vor derselben Tür stehen.
Warum der Belegungsplan so viel Abstimmung braucht
In einem Mehrspartenverein teilen sich viele Gruppen wenige Hallen und Plätze. Dazu kommen Räume im Vereinsheim, der Bus für Auswärtsspiele oder der Beamer für die Mitgliederversammlung. Jede Abteilung hat ihre Wünsche, und im Winter wird es in der Halle eng, wenn die Fußballer nach drinnen ziehen.
Den Überblick hat meist eine Person, die Hallenwartin oder ein Vorstandsmitglied. Alle Anfragen gehen über sie, per Anruf, Messenger oder im Vorbeigehen nach dem Training. Ist sie im Urlaub, bleibt die Frage nach dem freien Samstag liegen. Und wenn die Stadt ihre Hallenzeiten neu verteilt, beginnt das Puzzle von vorn.
Eine digitale Hallenbelegung für Vereine macht den Plan für alle sichtbar, sammelt Wünsche geordnet und lässt die Entscheidung bei den Menschen, die dafür zuständig sind. Die Hallenwartin behält den Hut auf, muss aber keine Auskunftsstelle mehr sein.
Was sich am Belegungsplan ändert
Heute
Ein Plan, eine Person
Wer wissen will, ob etwas frei ist, muss nachfragen und auf Antwort warten.
Doppelt gebucht
Überschneidungen fallen erst auf, wenn zwei Gruppen gleichzeitig kommen.
Änderungen sprechen sich herum
Ausfälle und getauschte Zeiten erfahren manche Übungsleitungen zu spät.
Danach
Ein Plan für alle
Abteilungen, Übungsleitungen und Vorstand sehen immer die aktuelle Belegung.
Überschneidungen werden sichtbar
Die Software warnt, bevor eine Zeit doppelt vergeben wird.
Änderungen erreichen alle
Fällt ein Training aus, bekommen die betroffenen Gruppen automatisch Bescheid.
Was die Software übernehmen kann
Alle Orte in einem Plan
Hallen, Plätze, Vereinsheim, Besprechungsräume und sogar der Vereinsbus stehen in einer Übersicht. Jede Abteilung sieht auf einen Blick, was für sie gebucht ist.
Anfragen verstehen
Bei einer Nachricht wie „übernächsten Samstag die kleine Halle“ schlägt die KI Datum, Ort und Gruppe vor. Relative Daten und fehlende Angaben werden sichtbar geprüft. Die zuständige Person bestätigt erst nach der Konfliktprüfung.
Fragen zur Belegung beantworten
Eine Auskunft kann freigegebene Zeiten aus dem aktuellen Plan anzeigen. Private Veranstaltungen oder Kontaktdaten bleiben verborgen. Fehlen bestätigte Daten, geht die Anfrage an die Belegungsverantwortlichen.
So gehen wir vor
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01
Lage anschauen
Wir sehen uns Ihren heutigen Belegungsplan an, dazu die Hallenzeiten der Stadt und die Wünsche der Abteilungen. Dabei wird klar, wo Abstimmung am meisten Zeit kostet.
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02
Potenziale finden
Gemeinsam entscheiden wir, was zuerst kommt. Manchmal reicht ein Plan, den alle sehen können, manchmal lohnen sich auch Anfragen per E-Mail, die die KI gleich einsortiert.
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03
Software bauen und betreuen
Wir bauen die KI-gestützte Software, übernehmen Ihren bisherigen Plan und erklären alles den Abteilungen. Betrieb, Updates, Speicherort und Zugriffsrechte vereinbaren wir vor dem Start.
Belegung, Kurse und Mitglieder
Hallenzeiten und Kurse gehören zusammen. Wer einen neuen Kurs anbietet, braucht eine freie Zeit, und wer die Halle für ein Wochenendturnier bucht, braucht oft auch eine Anmeldeliste für die Mannschaften. Deshalb lässt sich der Belegungsplan später mit einem Anmeldesystem verbinden.
Auch städtische Hallen passen hinein. Der Plan zeigt die Zeiten, die Ihrem Verein zugeteilt sind, und Sie verteilen sie selbst auf Abteilungen und Gruppen. Kennt die Software die Mitgliederliste, sieht jede Übungsleitung außerdem, wer zu ihrer Gruppe gehört.
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Häufige Fragen zur Hallenbelegung für Vereine
Wir nutzen städtische Hallen. Geht das trotzdem?
Ja. Der Plan bildet bestätigte Zuteilungen ab, die Ihr Verein intern verteilt. Eine Vormerkung ersetzt keine Zusage der Stadt. Änderungen im kommunalen System müssen übernommen oder über eine geprüfte Schnittstelle synchronisiert werden.
Wer darf Zeiten eintragen und ändern?
Das entscheiden Sie. Alle Berechtigten sehen den Plan, ändern können ihn nur die Personen, die Sie dafür bestimmen. Anfragen der anderen landen gesammelt bei ihnen.
Was kostet eine Hallenbelegung für Vereine?
Das hängt davon ab, wie viele Orte und Gruppen Sie planen. Das Erstgespräch ist kostenlos, danach nennen wir einen realistischen Preisrahmen. Auf Wunsch prüfen wir, welche Fördermittel in Frage kommen.
Können wir unseren bisherigen Plan übernehmen?
Ja. Wir übernehmen Ihren Belegungsplan aus Excel und prüfen ihn gemeinsam mit Ihnen, bevor die neue Software startet. Speicherort, Zugriffsrechte, Aufbewahrung und Nutzung durch Anbieter legen wir vor der Umsetzung fest. Wir prüfen dabei auch die Vertragsbedingungen zur Verwendung Ihrer Daten für KI-Training.
Zeigen Sie uns Ihren Belegungsplan.
Erzählen Sie kurz, wie Ihr Verein heute Hallen, Plätze und Räume verteilt. Wir sagen Ihnen ehrlich, wo sich Software lohnt und wo nicht.