KI für Vereine · Anwendungsbeispiel
Ein Belegungsplan, den alle sehen. Hallen, Plätze und Räume ohne Doppelbuchung.
In vielen Vereinen liegt der Belegungsplan für Hallen, Plätze und Räume als Excel-Datei bei einer einzigen Person. Wer eine Trainingszeit tauschen oder einen Raum für Samstag braucht, schreibt eine E-Mail und wartet. Doppelbuchungen fallen erst auf, wenn zwei Gruppen vor derselben Tür stehen.
Heute und danach
Heute mit Excel
- Der Belegungsplan liegt in mehreren Versionen herum.
- Jede Anfrage nach einer freien Zeit landet im Postfach einer Person.
- Änderungen erfahren Übungsleitungen oft erst in der Halle.
- Doppelbuchungen fallen erst auf, wenn es zu spät ist.
Mit passender Software
- Ein Belegungsplan für alle Hallen, Plätze und Räume, immer aktuell.
- Freie Zeiten sehen Sie auf einen Blick und fragen sie direkt an.
- Bei Änderungen bekommen die betroffenen Gruppen sofort Bescheid.
- Die Software warnt, bevor eine Zeit doppelt vergeben wird.
Was die Software übernehmen kann
Fragen zur Belegung beantworten
Ist die Halle am Samstag frei? Die KI beantwortet solche Fragen aus dem aktuellen Belegungsplan, per E-Mail oder im Chat. Eine Anfrage legt sie direkt für die zuständige Person bereit.
Ein Plan für alle Orte
Hallen, Plätze, Vereinsheim und Besprechungsräume stehen in einem Plan. Abteilungen, Übungsleitungen und Vorstand sehen genau das, was sie für ihre Gruppe brauchen.
Wünsche geordnet sammeln
Anfragen für freie Zeiten kommen an einer Stelle an, mit Datum, Gruppe und Ansprechperson. Die zuständige Person bestätigt mit einem Klick, und der Plan ist sofort aktuell.
So gehen wir vor
1. Lage anschauen
Wir sehen uns mit Ihnen an, wie Sie heute arbeiten: Excel-Listen, Formulare, Postfächer und Zettel. Dabei wird klar, wo die meiste Zeit verloren geht.
2. Potenziale finden
Gemeinsam entscheiden wir, was sich für Ihren Verein am meisten lohnt. Manchmal ist das der Belegungsplan, manchmal die Anmeldungen oder die Mitgliederliste.
3. Software bauen und betreuen
Wir bauen die KI-gestützte Software, übernehmen Ihre bestehenden Daten und erklären alles Ihrem Team. Danach kümmern wir uns um den Betrieb, mit Daten in Deutschland oder der EU.
Förderung und weitere Beispiele
Für die Digitalisierung von Vereinen gibt es Förderprogramme von Ländern, Kommunen, Stiftungen und Verbänden. Wir helfen bei der Suche und liefern die Projektbeschreibung für Ihren Antrag. Wer Hallen und Plätze plant, verwaltet oft auch Anmeldungen für Kurse und Turniere, deshalb lohnt sich der Blick auf beides.
Häufige Fragen zur Hallen- und Platzbelegung
Wir nutzen städtische Hallen. Geht das trotzdem?
Ja. Der Plan zeigt die Zeiten, die Ihrem Verein zugeteilt sind. Wie Sie diese Zeiten auf Abteilungen und Gruppen verteilen, legen Sie selbst fest.
Wer darf Zeiten eintragen und ändern?
Das entscheiden Sie. Alle Berechtigten sehen den Plan, ändern können ihn nur die Personen, die Sie dafür bestimmen. Anfragen der anderen landen bei ihnen.
Können wir unseren bisherigen Plan übernehmen?
Ja. Wir übernehmen Ihren bestehenden Belegungsplan aus Excel und prüfen ihn gemeinsam mit Ihnen, bevor die neue Software startet.
Was kostet das?
Das hängt davon ab, was Ihr Verein braucht. Das Erstgespräch ist kostenlos, danach nennen wir einen realistischen Preisrahmen. Auf Wunsch prüfen wir auch, welche Fördermittel in Frage kommen.
Zeigen Sie uns Ihren Belegungsplan.
Erzählen Sie kurz, wie Ihr Verein heute Hallen, Plätze und Räume verteilt. Wir sagen Ihnen ehrlich, wo sich Software lohnt und wo nicht.