Der KI-Workshop ist vorbei. Auf dem Whiteboard stehen zehn Ideen, im Postfach warten dieselben Anfragen wie gestern. Welche Idee soll jetzt tatsächlich Arbeit übernehmen? Wählen Sie eine wiederkehrende Aufgabe, deren Ergebnis Ihr Team prüfen kann, und machen Sie daraus einen klar begrenzten Pilotauftrag.
Ein brauchbarer erster Schritt kann ein Antwortentwurf sein: Die KI ergänzt eine Anfrage mit freigegebenen Informationen, ein Mitarbeiter prüft und versendet. Damit lässt sich konkret testen, ob die Vorbereitung hilft. Ein ganzer Kundenservice als erstes Vorhaben lässt viel mehr Fragen offen. Nehmen Sie aus Ihrem KI-Workshop deshalb eine Aufgabe mit, für die Eingänge, Ergebnis und Verantwortung feststehen.
1. Eine wiederkehrende Aufgabe auswählen
Beschreiben Sie den Anfang und das Ende der Aufgabe. „Anfragen schneller bearbeiten“ wird beispielsweise zu: Eine eingehende Produktfrage wird mit freigegebenen Informationen ergänzt; ein Mitarbeiter erhält einen Antwortentwurf mit Quellen und offenen Punkten. Er prüft den Inhalt und gibt den Versand frei.
Wählen Sie zunächst eine häufige Anfrageart. Schreiben Sie auf, was zu einem brauchbaren Ergebnis gehört und welche Fälle direkt an einen Menschen gehen. Das kann eine Preisverhandlung sein oder eine Beschwerde, für die eine individuelle Entscheidung nötig ist. Ein begrenzter Ablauf lässt sich mit den Beteiligten konkret durchgehen. Zusätzliche Ideen bleiben auf der Liste für später.
2. Echte Fälle und erlaubte Quellen sammeln
Stellen Sie Beispiele aus dem bisherigen Arbeitsalltag zusammen: typische Eingänge, bewährte Antworten und schwierige Fälle. Dazu gehören unvollständige Nachrichten, widersprüchliche Unterlagen und Fragen, auf die Ihre Quellen keine Antwort geben. An diesen Fällen zeigt sich, ob das System Unsicherheit sichtbar macht und die Bearbeitung sinnvoll übergibt.
Legen Sie fest, welche Dokumente und Systeme der Pilot verwenden darf. Wer pflegt die Leistungsbeschreibung? Welche Fassung ist aktuell? Wer darf welche Information sehen? Prüfen Sie das mit den Menschen, die heute damit arbeiten. Wenn zwei Dateien unterschiedliche Angaben enthalten, klären Sie die gültige Quelle vor dem Test. Ein Assistent kann die Pflegeentscheidung anschließend berücksichtigen.
3. Die kleinste passende Umsetzung wählen
Gehen Sie vom benötigten Ergebnis aus. Vielleicht kann ein vorhandenes Werkzeug die Aufgabe bereits erledigen, wenn Sie Quellen und Einstellungen richtig einrichten. Vielleicht fehlen eine Verbindung zum Postfach und eine Übergabe an Ihr Fachsystem. Eigene Entwicklung wird dort sinnvoll, wo der benötigte Ablauf mit vorhandenen Mitteln nicht zuverlässig abgebildet werden kann.
Für Fragen an interne Unterlagen kann ein interner KI-Assistent passen. Unser Beitrag zum Wissenssystem mit Belegen erklärt, weshalb Antworten ihre Quellen zeigen sollten. Soll die Lösung mehrere Arbeitsschritte ausführen, beschreibt die KI-Prozessautomatisierung die nötigen Übergaben und Freigaben. Die Technik folgt diesem Ablauf; ein eigener Agent braucht eine konkrete Aufgabe.
4. Mit den späteren Nutzern testen
Lassen Sie die zuständigen Mitarbeiter dieselben Fallarten im bisherigen und im neuen Ablauf bearbeiten. Erfassen Sie die gesamte Bearbeitungszeit einschließlich Prüfung und Korrekturen. Notieren Sie außerdem, welche Fälle übersehen wurden und welche Ergebnisse tatsächlich verwendbar waren. Ein schneller Entwurf, der lange Nacharbeit braucht, muss in diesem Vergleich vollständig auftauchen.
Besprechen Sie die Abweichungen gemeinsam. Fehlte eine Quelle, war die Aufgabe unklar oder hat das System einen vorhandenen Hinweis falsch verarbeitet? Daraus folgen unterschiedliche Korrekturen. Halten Sie einige Fälle für einen erneuten Test zurück, damit eine Änderung auch an bisher ungenutzten Beispielen geprüft wird. Legen Sie vorher fest, welche Fehler den Start verhindern und wer die Freigabe erteilt.
5. Verantwortung für den Betrieb festlegen
Vor dem Start braucht das Vorhaben einen benannten Verantwortlichen. Vereinbaren Sie, wer die Lösung nutzt, Ausnahmen prüft, Quellen aktuell hält und Änderungen beauftragt. Das Team sollte wissen, an wen es sich bei einem falschen Ergebnis wendet und wie es bei einer Störung mit dem bisherigen Ablauf weiterarbeitet.
Halten Sie Zugänge, beteiligte Systeme und die vereinbarte Betreuung fest. Prüfen Sie nach Änderungen an Quellen oder Schnittstellen die relevanten Testfälle erneut. Bei AI Værk gehören Einführung, Betrieb und Weiterentwicklung zur Zusammenarbeit. Der Umfang wird am konkreten System vereinbart, damit auch nach dem ersten erfolgreichen Test klar ist, wer sich kümmert.
Der Pilotauftrag in fünf Feldern
| Feld | Vereinbarung für den Pilot |
|---|---|
| Aufgabe und Ergebnis | Eine Produktfrage geht ein; ein Antwortentwurf mit Quellen und offenen Punkten liegt vor. |
| Nutzer | Das zuständige Serviceteam prüft die Entwürfe und testet typische sowie schwierige Anfragen. |
| Quellen und Systeme | Freigegebene Leistungsbeschreibung und erlaubter Kontaktverlauf; Zugriffe werden vor dem Test festgelegt. |
| Menschliche Entscheidung | Ein Mitarbeiter prüft und versendet. Preisverhandlungen, Beschwerden und fehlende Belege gehen direkt zur Bearbeitung. |
| Erfolgskontrolle | Verwendbare Antworten und gesamte Bearbeitungszeit mit dem bisherigen Ablauf vergleichen, einschließlich Prüfung und Korrekturen. |
Wie aus dem Einstieg eine Zusammenarbeit wächst
Bei Kirsch & Drechsler entwickelte sich aus Potenzialanalyse und Workshops eine langfristige Zusammenarbeit. Dazu gehören internes Wissensmanagement, ein Website-Chatbot, laufende Betreuung und die gemeinsame Entwicklung von CherryGate. Für den eigenen Einstieg lohnt sich dieselbe Frage: Welche Grundlage können Sie mit dem ersten Vorhaben schaffen, auf der weitere Anwendungen aufbauen?
Bringen Sie für das nächste Gespräch Ihre ausgewählte Aufgabe, die beteiligten Systeme und einige typische Fälle mit. Damit lässt sich klären, welche Umsetzung passt und was vor dem ersten Einsatz noch vorbereitet werden muss.
