KI kann im Mittelstand dort unterstützen, wo Mitarbeiter wiederholt Texte formulieren, Informationen suchen oder Dokumente erfassen. Ein guter erster Kandidat hat verfügbare Unterlagen, eine klare Freigabe und genügend Wiederholungen, um den Nutzen zu prüfen. Bei festen Regeln reicht oft eine vorhandene Softwarefunktion.
Die folgenden fünf Szenarien sind illustrative Beispiele, keine dokumentierten Kundenfälle. Sie zeigen jeweils einen möglichen Ablauf, die nötige Kontrolle und eine sinnvolle Messgröße für einen eigenen Test.
1. Handwerk: Aus Terminnotizen einen Angebotsentwurf machen
Nach einem Kundentermin liegen Fotos und Stichpunkte vor, das Angebot muss aber noch geschrieben werden. Ein möglicher Ablauf: Der Mitarbeiter diktiert seine Notizen, ein System ordnet sie in die betriebliche Angebotsvorlage ein und markiert fehlende Angaben.
Leistungspositionen und Preise müssen aus freigegebenen Stammdaten kommen. Berechnungen gehören in die Kalkulation, fehlende Werte werden zur Klärung zurückgegeben. Der zuständige Mitarbeiter prüft Umfang, Mengen und Preis vor dem Versand. Für einen ersten Test eignen sich bereinigte Beispieldaten ohne vertrauliche Kundeninformationen.
So prüfen Sie den Nutzen: Vergleichen Sie die gesamte Zeit bis zum freigegebenen Angebot, einschließlich Korrekturen. Ein schneller Entwurf hilft wenig, wenn anschließend jede Position neu geprüft und geschrieben werden muss.
2. Dienstleistung: Wiederkehrende Kundenfragen beantworten
Fragen zu Öffnungszeiten, benötigten Unterlagen oder dem Ablauf einer Anfrage lassen sich anhand freigegebener Informationen beantworten. Ein Chatbot kann diese Antworten zugänglich machen und ein Anliegen mit den nötigen Angaben an das Team übergeben.
Beginnen Sie mit allgemeinen Informationen. Auskünfte zu einem persönlichen Vertrag brauchen zusätzlich eine zuverlässige Anmeldung, passende Zugriffsrechte und aktuelle Vertragsdaten. Fehlt eine belegbare Antwort, sollte das System an einen Mitarbeiter übergeben. Der Weg zum persönlichen Kontakt bleibt sichtbar.
So prüfen Sie den Nutzen: Messen Sie, ob Anliegen korrekt gelöst werden und wie viel Nacharbeit bei Übergaben entsteht. Eine schnelle erste Antwort allein sagt darüber wenig aus.
3. Buchhaltung: Eingangsrechnungen zur Prüfung vorbereiten
Ein Dokumentensystem kann Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferant aus eingehenden Rechnungen auslesen und einen Erfassungsvorschlag im Buchhaltungssystem vorbereiten. Bei strukturierten Rechnungsdaten prüfen Sie zuerst, ob sich die Felder direkt importieren lassen.
Lieferant, Bestellbezug und mögliche Dubletten werden gegen vorhandene Daten abgeglichen. Unklare Zuordnungen gehen in die Prüfung. Eine ausgelesene Bankverbindung ist keine Zahlungsfreigabe; Änderungen und Zahlungen bleiben im bestehenden Freigabeprozess.
So prüfen Sie den Nutzen: Erfassen Sie Bearbeitungszeit und Korrekturen pro Rechnung. Beziehen Sie schlechte Scans, Gutschriften und abweichende Lieferantenformate in den Test ein.
Prüfen Sie zuerst, was Ihre vorhandene Software bereits kann. Ein direkter Import oder eine Vorlage kann die Aufgabe einfacher lösen. KI ist dort interessant, wo unterschiedliche Formulierungen oder Dokumente verarbeitet werden müssen.
4. Vertrieb: Nachfassmails aus Gesprächsnotizen entwerfen
Nach einem Gespräch muss aus Stichpunkten eine verständliche E-Mail werden: Was wurde besprochen, was fehlt noch, welcher Schritt wurde vereinbart? Ein Textwerkzeug kann daraus einen Entwurf im Stil vorhandener, freigegebener Beispiele erstellen.
Es darf dabei keine Rabatte, Termine oder Leistungszusagen ergänzen, die nicht in den Notizen stehen. Der Mitarbeiter prüft den Entwurf und sendet ihn selbst. Für gleichbleibende Standardantworten kann schon eine Textvorlage genügen.
So prüfen Sie den Nutzen: Vergleichen Sie die Zeit bis zum versandfertigen Text und zählen Sie inhaltliche Korrekturen. Mehr erzeugte Entwürfe sind noch kein Vertriebsergebnis.
5. Steuerberatung: Belege dem richtigen Mandanten zuordnen
In einer Kanzlei betrifft die Belegverarbeitung zusätzlich die Trennung zwischen Mandanten. Ein möglicher Einsatz ist die Erkennung von Belegdaten mit einem Vorschlag für Buchung und Zuordnung innerhalb des bereits ausgewählten Mandantenbestands.
Der Mandant sollte aus dem freigegebenen Eingangskanal feststehen. Das System darf eine Vermutung aus dem Belegtext nicht zum Anlass nehmen, Daten in einen anderen Bestand zu übertragen. Unklare Belege und Buchungsvorschläge prüft ein zuständiger Mitarbeiter.
So prüfen Sie den Nutzen: Messen Sie Korrekturaufwand und Fehlzuordnungen getrennt. Ein schneller erfasster Beleg ist kein Fortschritt, wenn er beim falschen Mandanten landet.
Welches Beispiel passt zu Ihrem Betrieb?
Wählen Sie die Aufgabe, die regelmäßig anfällt und deren Ergebnis Ihr Team sicher beurteilen kann. Sammeln Sie typische Eingaben und schwierige Ausnahmen. Vergleichen Sie anschließend den heutigen Ablauf mit einem begrenzten Test, einschließlich Prüfung und Nacharbeit.
Ob ein bestehendes Werkzeug genügt oder eine Integration nötig ist, hängt von Datenquellen, Zugriffsrechten und Zielsystemen ab. Unser Angebot zur KI-Prozessautomatisierung beschreibt den Weg von einem ausgewählten Ablauf zum betreuten System.
Wenn Sie einen dieser Abläufe prüfen möchten, beschreiben Sie uns die Aufgabe, die beteiligten Systeme und eine grobe Fallzahl. Daraus lässt sich im ersten Gespräch klären, welche Fragen für eine mögliche Umsetzung offen sind. Anwendungsfall besprechen.
