Für den KI-Einstieg wählen Sie eine wiederkehrende Aufgabe, deren Ergebnis ein Mitarbeiter gut prüfen kann. Notieren Sie, wie oft sie anfällt, wie viel Zeit sie heute kostet und welche Unterlagen dafür nötig sind. Ein Angebotsentwurf aus vorhandenen Notizen ist leichter begrenzt zu testen als ein vollständig automatisierter Vertrieb.
Vergleichen Sie dabei auch eine Vorlage, eine feste Regel oder eine vorhandene Softwarefunktion. KI lohnt sich als Kandidat dort, wo wechselnde Texte oder Dokumente verarbeitet werden müssen und der Nutzen den Prüfaufwand übersteigt.
Den ersten Prozess auswählen
Ein Werkzeug auszuwählen, bevor die Aufgabe feststeht, erschwert den Vergleich: Sie wissen noch nicht, welche Eingaben, Ergebnisse und Prüfungen es unterstützen muss. Beschreiben Sie zuerst einen konkreten Vorgang vom Eingang bis zur Freigabe.
Vier Fragen helfen Ihnen, passende Aufgaben im eigenen Betrieb zu finden:
Wo entsteht Wartezeit? Vorgänge, die liegen bleiben, weil eine bestimmte Person etwas prüfen, zusammenfassen oder formulieren muss. Wo entsteht Doppelarbeit? Dieselben Informationen, die mehrfach eingetippt, abgeglichen oder neu aufbereitet werden. Wo entsteht Suchaufwand? Wissen, das in Ordnern, Postfächern oder Köpfen vorhanden ist, aber jedes Mal mühsam wiedergefunden werden muss. Wo entstehen Übertragungsfehler? Stellen, an denen Daten von Hand von einem System ins nächste wandern und dabei gelegentlich etwas verrutscht.
Wer diese vier Fragen für den eigenen Betrieb beantworten kann, hat bereits eine Liste von Kandidaten, ganz ohne ein einziges KI-Schlagwort.
Drei ehrliche Fragen vor jedem KI-Vorhaben
Bevor aus einem Kandidaten ein Projekt wird, helfen drei Fragen, fehlende Voraussetzungen sichtbar zu machen.
Erstens: Ist klar, wie ein gutes Ergebnis aussieht? Wenn drei Mitarbeiter dieselbe Aufgabe unterschiedlich erledigen, klären Sie, welche Unterschiede sinnvoll sind und welche Fehler verursachen. Ein gemeinsames Beispiel und eine benannte Freigabe machen den späteren Test auswertbar.
Zweitens: Gibt es die Daten und Dokumente dafür? Ein System, das Fragen zu Ihren Unterlagen beantworten soll, braucht auffindbare, aktuelle und lesbare Unterlagen. Ein System, das Angebote vorformulieren soll, braucht Beispiele dafür, wie gute Angebote bei Ihnen aussehen. Oft liegt das Material vor, nur verstreut. Manchmal liegt es aber auch nur in den Köpfen zweier langjähriger Mitarbeiter. Klären Sie vor dem Start, welches Material noch aufbereitet werden muss.
Drittens: Wer würde es im Alltag nutzen? Benennen Sie die Person, die den Test im Alltag übernimmt. Ein Werkzeug, das niemand in seinen Arbeitstag einbaut, ist wertlos, egal wie gut es technisch ist. Wenn die Antwort auf diese Frage vage bleibt („das könnte ja jeder mal verwenden“), ist das ein Warnsignal. Die besten ersten Projekte haben einen konkreten Menschen, der auf die Entlastung wartet.
Ein Briefing, mit dem Sie Angebote vergleichen können
„Wir wollen irgendwas mit KI machen“ lässt offen, was am Ende besser funktionieren soll. Konkreter wäre: „Wir wollen aus Terminnotizen Angebotsentwürfe erstellen. Preise und Leistungsumfang prüft der zuständige Mitarbeiter vor dem Versand.“ Damit können Sie eine Lösung an einer Aufgabe messen, statt nur ihre Vorführung zu bewerten.
Für diese Vorbereitung brauchen Sie vor allem Kenntnisse über den eigenen Betrieb. An einem konkreten Beispiel können Sie anschließend mit einem technischen Partner prüfen, was umsetzbar ist.
Halten Sie für Ihren ersten Kandidaten fest: Welche Aufgabe soll leichter werden, wer prüft das Ergebnis und woran erkennen Sie nach dem Test eine Verbesserung?
Wo es im Mittelstand typischerweise anfängt
Diese Aufgaben kommen als erste Kandidaten infrage, wenn sie häufig anfallen und sich das Ergebnis gut prüfen lässt:
Wiederkehrende Texte. Antworten auf ähnliche Anfragen, Standardschreiben, Protokolle, Stellenausschreibungen: alles, was heute jedes Mal neu formuliert wird, obwohl sich große Teile des Inhalts wiederholen.
Suchen in eigenen Unterlagen. „Wie haben wir das damals gelöst?“, „Was steht dazu im Vertrag?“, „Welche Vorgaben gelten hier?“. Fragen, deren Antworten im Betrieb existieren, aber deren Auffinden Erfahrung oder Geduld erfordert.
Übertragen zwischen Systemen. Daten aus E-Mails, PDFs oder Formularen, die von Hand in ein Warenwirtschafts-, Buchhaltungs- oder Planungssystem eingepflegt werden. Prüfen Sie hier zuerst vorhandene Importfunktionen.
Erstentwürfe. Ein Entwurf für ein Angebot, eine Auswertung oder eine Dokumentation kann die Arbeit erleichtern. Ob das gelingt, zeigt die Bearbeitungszeit einschließlich Prüfung und Fertigstellung.
Ein begrenzter Test macht Fehler und Nacharbeit sichtbar, bevor Sie weitere Abläufe einbeziehen.
Manchmal ist die richtige Antwort: kein KI-Projekt
Ein bewährter Ablauf, der zuverlässig funktioniert, darf bleiben, wie er ist. Wenn die mögliche Entlastung geringer ist als Einrichtung, Prüfung und Pflege, lohnt sich dort kein KI-Projekt. Prüfen Sie zuerst, ob eine Vorlage oder eine vorhandene Systemfunktion das Problem bereits löst.
Das gilt besonders bei klaren Regeln: Ein festes Weiterleiten von Formularen oder eine Berechnung mit bekannten Werten braucht häufig keine KI. So bleibt das System leichter nachvollziehbar.
Wie ein strukturierter Einstieg aussieht
Für eine erste Auswahl reicht eine gemeinsame Sichtung der Arbeit. Die technische Umsetzung und ihr Budget lassen sich erst abschätzen, wenn Aufgabe, Daten und beteiligte Systeme feststehen.
Prozesse sichten. Gehen Sie die vier Fragen vom Anfang durch: Wartezeit, Doppelarbeit, Suchaufwand, Übertragungsfehler. Fragen Sie dabei nicht nur die Führungsebene, sondern die Menschen, die die Arbeit täglich machen. Sie wissen am besten, wo es hakt.
Aufwand und Nutzen ehrlich schätzen. Wie viele Stunden pro Woche stecken in einer Aufgabe? Was passiert, wenn dort ein Fehler durchrutscht? Grobe Schätzungen genügen, aber sie müssen ehrlich sein, auch wenn das Ergebnis lautet: lohnt sich nicht.
Klein und messbar starten. Ein Prozess, ein klar benannter Nutzen, ein Zeitraum, nach dem Sie nüchtern bewerten: Hat es die versprochene Entlastung gebracht? Legen Sie vorher fest, welcher Aufwand vertretbar ist und wann Sie den Test beenden.
Mitarbeiter früh einbeziehen. Lassen Sie die Menschen, die die Aufgabe erledigen, Testfälle auswählen und Ergebnisse prüfen. So sehen Sie früh, ob der Entwurf im Alltag hilft oder zusätzliche Nacharbeit erzeugt.
Wählen Sie zunächst selbst einen Kandidaten und sammeln Sie einige typische Beispiele samt heutiger Bearbeitungszeit. Wenn mehrere Prozesse infrage kommen oder Daten und Zuständigkeiten unklar sind, unterstützt unser KI-Workshop diese Auswahl. Beschreiben Sie uns für ein erstes Gespräch die Aufgabe, die beteiligten Mitarbeiter und die vorhandenen Unterlagen. KI-Einstieg besprechen.
